外出自粛要請で変わった「働き方」。“ほぼ100%”テレワーク体験談

皆さん、初めまして。ビジネスチャット「WowTalk(ワウトーク)」を自社開発・提供するワウテック株式会社にてマーケティング部門の責任者をしております、高野です。

突然ですが、皆さんに質問です。普段の業務や働く上での環境整備は、順調ですか。
社内コミュニケーション、情報連携、上手くいってますか。

下記は、日本国内における現在の「テレワーク・リモートワークの浸透度=画像1」と、新型コロナウイルスの感染拡大が叫ばれはじめた「3、4月の各企業のテレワーク取得状況=画像2」に関する調査データになります。

画像1(出典)東京都総務局総合防災部防災管理課 テレワーク「導入率」緊急調査結果
画像2(出典)パーソル総合研究所「緊急事態宣言(7都府県)後のテレワーク実施率」

この記事を読んでくださっている方の中にも、きっと新型コロナウイルスの影響から急遽「テレワーク・リモートワーク」で業務を……という方も多いのではないでしょうか。

実は日本では、テレワーク普及に向けては、これまで2つの取り組みをしてきました。それが、「働き方改革関連法施行(※1)」と、2020年開催予定だったオリンピック・パラリンピック関連の環境整備の一環として取り組んできた「テレワークデイズ(※2)」です。

いずれの取り組みも引き続き現在進行形ではありますが、(詳細は別の機会にしますが)結果的に昨年末までの時点でいうと、東京都内だけではなく、その周辺地域においてもテレワーク・リモートワークの浸透度が爆発的に伸びるということはありませんでした。

ただ、そこでその状況を一変させたのが、今回の新型コロナウイルスです。

参考:
※1~3
https://rc.persol-group.co.jp/research/activity/data/telework.html
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO32398980Z20C18A6MM0000/
https://www.bousai.metro.tokyo.lg.jp/res/projects/default_project/_page/001/007/864/2020051101.pdf

3月の学校休校!4月の宣言発令後は子どもたちと”ほぼ100%”テレワーク

今回(第1回目)は、急遽2月27日に発表された「3月2日以降の全国の小中学校と高校、特別支援学校への臨時休校要請」を機にスタートした、ボクの「原則テレワーク」環境下での働き方を、世情的な話も踏まえながらご紹介していきます。
※3月中は週2・3ペースで、4月以降は”ほぼ100%”テレワークで業務遂行しました

冒頭でも触れたように、すべての始まりは2月27日(木)の新型コロナウイルス感染症対策本部の会合の場で安倍晋三内閣総理大臣の「全国の小中学校と高校、特別支援学校に3月2日から臨時休校要請」という発言からでした(※4)。

会社から帰宅してまもなく翌週月曜日からの「子どもたちをどうするのか」という奥さんとの会議が始まり、無論、幸いにしてテレワーク勤務というのが通常から可能であった自分が優先的に子どもたちを見ることに。

そこから、本格的に子どもたちの授業(登園・登校)再開となった6月中旬までの約3~4ヵ月間の、小学校に通う息子と保育園に通う娘と、1日の大半の時間を過ごす生活がスタートしました。

ボクが勤務する会社は、平常時から「テレワーク」という働き方が採用されている関係で、このような有事であっても大きな混乱もありませんでした。

ただ、それでも、通常の「テレワーク可能」から3月の「テレワーク推奨」、そして4月の「原則テレワーク」となるまでの過程では、新型コロナウイルスの感染拡大を避ける・予防する働き方を行うために、メンバーとミーティング頻度の調整や業務内容の確認、出退勤のアナウンス方法など、改めて話合ったりしました。

  • 従来どおり、週1での1on1ミーティングを定例実施
  • 従来どおり、週1でのチームメンバー全員参加のミーティングを定例実施
  • 出退勤時はビジネスチャット内の部門グループで「開始」と「終了」を共有するルール
  • 有益な情報はもちろん、もしくは不安等あれば随時チームないし上長(私)に連絡
    ※ホウレンソウの徹底

ちなみに、ボク個人の考え方ではありますが、テレワーク環境下で業務を進めていくにあたり、最も重要なものは何か?と聞かれたら、下記4点だと思っています。皆さんはいかがでしょうか。

  1. どのように社内外のメンバーと情報連携(コミュニケーション)を図っていくのか
  2. 各メンバーにとって、テレワーク環境下での各々の役割・ミッションを明確にすること
    ※固定概念として、従来のオフィスでこなすパフォーマンスとイコールとして考えない
  3. ホウレンソウの徹底
  4. 互いをリスペクトする気持ちと、離れている分、いつも以上に感情表現をしよう!
    ※スタンプや絵文字リアクション、そして「おはよう」「ありがとう」などの挨拶を積極的に発するというルール

つまり、上記は、“社内コミュニケーション” が重要だと考えているからこその内容になっております。何しろ、いい仕事をする、良いパフォーマンスを出す意味で、チームメンバーそれぞれが互いを理解し合うことが絶対条件になってくるはずだからです。

その方法としては、トーク(チャット)なのか、ビデオ通話なのか、音声通話なのか特に関係なく、常に先の1~4を意識することで、離れていることで失われがちな「感情を伝える」、「情報共有のタイムロス」という点をカバーしようとしていきました。

参考:
※4
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO56131560X20C20A2MM8000/

テレワークを上手くやるコツって何?

当時も今も、知人や仕事を通じてお会いする方たちからよく聞かれることがあります。それがまさに今回の記事の内容にも関連してくる「ビジネスチャット会社に勤務する人って、普段どういう働き方しているのか。ウィズコロナ、アフターコロナの中、どのような環境で普段働いているのか。どういうICTを活用しているのか」というものです。

ちなみに、ボクたちは自社開発・提供しているサービス、ビジネスチャット「WowTalk(ワウトーク)」を軸に、必要に応じてほかのツール(オンライン/ビデオ会議、カレンダー/スケジュール管理など)を活用していました。

◎主にボクの部門で活用していたツール紹介

  • Google Suite(メールやドキュメント、スプレッドシートetc.を利用)
  • ビジネスチャット(弊社では自社開発ツール「WowTalk」)
    ※日報やタスク指示などは、WowTalk内の機能を利用
  • ガントチャートツール
  • ビデオ通話ツール(Google MeetやZoomをケースバイケースで利用)

「普段、どんな目的でどんなツールを活用しているのか」というあたりのノウハウは、たくさん持っております。ご興味のある方は、社内コミュニケーションやテレワークをより良いものに変えていきたいという悩みなどを相談していただく窓口として、ワウテック社では「30分無料お悩み相談会」というのも設けておりますので、お気軽にご相談ください。

◎30分無料お悩み相談会はこちら
https://www.wowtalk.jp/contact/contact.html

ボクらは普段から「テレワーク・リモートワーク」という働き方がスタンダードなこともあり、学校休校要請や緊急事態宣言発令時に、スムーズにそれに対応することができました。ボクの場合、3月中は週2、3でテレワーク、そのほかで時間帯によってオフィス出社という形でした。4月以降(緊急事態宣言発令後)は「ほぼ100%テレワーク」での日々の業務をこなしています。

おそらく、企業によって、業種によっては考えられないことかもしれません。仮に、ボクと近しい仕事をされている方だとしても、従来そのような文化が無ければ想像しにくいことかもしれません。

◎4~6月で筆者が実際にオフィスに出社した回数とその理由

・4月→01日(3.5h)
 01日(水)新入社員研修+プラスα作業 3.5h
・5月→01日(2.0h)
 13日(水)社用PCトラブルのため 2.0h
・6月→04日(14.0h)
 02日(火)新入社員研修+プラスα作業 2.5h
 08日(月)会社指示で全社員参加ミーティング開催となったため 7.5h
 17日(水)対面が好ましいミーティング参加のため 2.0h
 23日(火)社用PCを新しいものに交換するため 2.0h

ちなみに、上記はボクが実際に緊急事態宣言発令後にオフィスに出社した回数と時間、理由をまとめたものです。

結果的に、ボク自身、オフィスに出社したのが3ヵ月で19.5時間でしたが、多くの方も同じ感想だと思いますが、今回テレワークを実施(採用)してみて、意外にも大きな混乱はなく、いわゆる通常に近しいパフォーマンスが業務上出せたというのが結論です。

もちろん、テレワーク時に「オフィスでの業務パフォーマンス」とイコールにならない部門や担当業務によってはありことは重々承知です。実際にボクの会社でもバックオフィス系の方などは、原則テレワーク時でも週2、3で出社していました。

それ以外では、必要に応じて、チャットやオンライン会議ツールでは情報共有が難しい(=短時間で結論・結果が求められるような重要な)会議等の場合には対面で話した方が良いのではということで、出社する方もいました(ボクもその1人です)。

つまり、まだまだ、完全に全ての業務をテレワークで、というのは難しいと感じています。

そのあたりの具体的な内容がまとめられているのが、下記にある東京商工会議所が今年6月に発表した調査結果(画像3)になります。参照ください。

画像3(出典)東京商工会議所「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」テレワーク時の課題について

多くの企業が緊急事態宣言発令後からテレワークを開始したとはいえ、テレワークを開始したタイミングがそれ以前・以後でも共通しているのが「社内コミュニケーション」「ネットワーク環境の整備」「PC・スマホ等機器の確保」「情報セキュリティ体制整備」という4つです。

これは「最低限」テレワークが行える環境を確保できればいいという状態から、時間の経過とともに「より良い環境」を求めるがゆえに、ステージが上がってきているものも含まれているはずです。

例えば、単純にPC・スマホ機器を貸与し、インターネットは自宅のものを活用して、チャットはとりあえず個人利用しているものを……と宣言発令当初はしていたものの、次第に、就業規則を見直し、機密情報の漏洩を注視して情報セキュリティ体制整備が急務となり、かつチャットに関しても誤送信等を防ぐという観点からセキュリティ性の高い法人版のコミュニケーションツールに乗り換える、オンライン会議を行える環境を整える、といった形が多いのではないでしょうか。

ちなみに、ボクらは、法人版のチャット(=ビジネスチャット)を自社開発・提供しているベンダーでもあるため、社内コミュニケーションという点では普段からクリアになっており、「テレワーク」というのも従来から実施していたこともあって、上記にあたるような「テレワーク時の課題」というのは概ねクリアになっています。だからこそ、ボクのように、”ほぼ100%テレワーク” という働き方が実現できたのだと思ってます。

下記は、テレワーク・リモートワークを含め、柔軟な働き方とは? その環境をどのように築いていくの?というのを知れるヒントが詰まった対談記事です。記事内では、テレワークの導入・活用を進めている企業・団体を「テレワーク先駆者」とし、その中から十分な実績を持つ企業等を「テレワーク先駆者百選」にも選ばれている岡山県にある株式会社 WORK SMILE LABO 代表取締役・石井聖博 氏を直撃した記事です。ぜひ一読ください。

テレワークのデメリットを解消!快適に仕事ができる便利ツールまとめ

参考:
※4
https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1022367

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