テレワークに便利なITツール8選。環境を整えてスムーズな導入を実現

業務に利用する電子デバイスのモバイル化や高速インターネット回線の普及、ビジネスツールのクラウド化が進んだことにより、私たちは従来よりも柔軟な働き方ができるようになりました。

こうした時代背景の中で注目されているワークスタイルがあります。それがテレワーク(リモートワーク)です。

テレワーク(リモートワーク)とは、一般社団法人テレワーク協会によると「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」を指しています(※1)。

実際に皆さんの中でも、場所や時間に左右されない働き方である「テレワーク制度」の自社導入を検討している企業も少なくないのではないでしょうか。しかしながら、テレワークの実施で気になるのがデメリットです。

テレワーク制度のルール作り、現在利用している社内システムの運用・管理が障壁となり、導入に踏み切れない担当者もいらっしゃるはずです。

そこで今回は、具体的にどのような点に着目してツール選定を行えばよいのか、使用することでテレワークを実施しやすくなるのか、をご紹介していきます。ぜひ、皆さんもこの記事を通じて、テレワークの際に役立つ便利なビジネスツール(サービス)を見つけてみてください。

※1:総務省|ICT利活用の促進|テレワークの推進

テレワークのデメリットとは?

まずは「テレワーク制度の導入」が決定した際、「皆さんが何をすべきか」という点についてお伝えしていきます。

いきなりですが、皆さんに質問です。仮にテレワーク制度の導入が決定したとします。果たして皆さんは、まず何から着手しますでしょうか。ちなみに、それは、「テレワークによって起こりうる問題は何か」というデメリットにも関連してきます。

例えば、以下のようなことが考えられるはずです。

  • 少し確認したいことがあってもデスクに居ないため気軽に連絡が取れない
  • 会社PCのローカル環境に利用するデータが保存されている
  • 急な会議や商談が発生した場合に参加する手段が無い
  • テレワーク中のメンバーの業務の進捗状況がわからない
  • 社内のメンバーとテレワークのメンバーで情報共有に差が生まれてしまう

上記はあくまで一例です。

もちろん、ビジネスツールの選定を行いたくなる気持ちも十分にわかります。ただ、それよりも先に、まずは自社でテレワークを始めた際、思わぬ問題が生じる場面もあるでしょう。

そこで、ここからは上記のような課題をクリアにして、問題を防ぎ、より快適なテレワークを実現するためにおすすめのビジネスツールをご紹介します。

テレワークのデメリットについてより詳しく知りたい方は下記の記事もご参考ください。テレワークのメリット・デメリットや成功させるポイントについて解説しています。

テレワークの実施に便利なITツール8選

上述の通り、少なからずデメリットも存在するテレワーク。コミュニケーションの問題や物理的な距離による出社前提の業務フローなど、テレワークの導入にあたり課題を感じている方もいらっしゃるはずです。

その原因は、ITツールの活用がそういった課題の解決手段になります。次に、テレワークを実施する際、利用すると便利なサービスをご紹介していきます。

①ビジネスチャット

ビジネスチャットは法人利用を想定し、メンバー管理やセキュリティ対策、業務効率化に関する機能が搭載されたチャットツールです。テレワークのように、メンバー同士が離れた場所で業務を行う際にリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。

サービスの種類によってはテキストだけではなく、ファイル共有や通話機能(IP電話)、テレビ通話などの機能が搭載されており、さまざまなコミュニケーションの方法に対応しています。

(離れた場所で業務を行う)テレワークは、対面での会話ができないため、些細な連絡や報告漏れがコミュニケーションロスにつながりやすいという課題があります。

その点、ビジネスチャットはメールよりも気軽かつ細かくやり取りでき、電話のように相手と時間をピッタリと合わせる必要がない(非同期コミュニケーション)ため、テレワークに必要不可欠なツールと言えるでしょう。

②社内SNS

社内SNSとは、企業利用向けにカスタマイズされたSNSツールのことです。主に「社内の情報共有」や「従業員同士の交流」などのために用いられます。テレワークではコミュニケーションの手段や方法がオンラインや通話に限定されるため、従業員同士のコミュニケーションが希薄になりがちです。社内SNSを活用することで、従業員同士がオンライン上で密にコミュニケーションを取れるようになり、コミュニケーションの活性化が見込めます。

また、多くの社内SNSには、タイムラインの投稿に対して「いいね」や「ありがとう」などのリアクションを返せる機能が付帯しています。こういったリアクション機能を積極的に活用することで、従業員同士が互いに認め合う「賞賛の文化」を組織内に醸成することも可能です。賞賛の文化の醸成によって従業員エンゲージメントが高まり、組織力の強化が期待できます。

③テレビ会議システム

テレビ会議システムは、その名のとおり、Web上でテレビ通話をするためのツールです。主にインターネット回線を利用するため低コストで利用できるサービスがほとんどです。1対1のテレビ通話から、一体多数、複数人での会議体などさまざまな形式で利用できます。

テレビ会議システムを導入することで、テレワーク中に社内の会議に参加することができるようになります。

また、近年では社外のセールス活動に特化したテレビ会議システムも登場しており、遠方中のクライアントからテレワーク中の商談などにも活用することも可能です。

④クラウドストレージ

クラウドストレージは、クラウド上にファイルを保存できるサービスです。ブラウザ上や専用アプリから利用できるサービスが主流であり、PCやスマートフォン、タブレットなど端末を選ばず利用でき、異なるOSでも利用できるのが特徴です。

テレワークは、自宅やコワーキングスペースなど会社以外の場所で業務に取り組むため、業務で利用するファイルやデータの取り扱いが課題となります。そのため、一時的に外付けストレージを利用したり、VPN接続によって対応することになります。

一方で、クラウドストレージであれば、自身のアカウントにWeb上からログインするだけで利用するファイルにアクセスできます。ファイルの暗号化やアカウントの遠隔管理などセキュリティ対策が施された法人版のクラウドストレージを導入しましょう。

⑤情報共有ツール

情報共有ツールは、業務上のルールや職種ごとのノウハウの共有、議事録などを保存でき、社内のメンバーであればだれでもアクセスできるサービスです。エンジニアの業務に特化したものから、営業やマーケティング担当者のようにビジネスサイドの情報共有に特化したツールまで幅広く存在します。

テレワークやフルリモート勤務の場合、対面で行う業務と異なり「上司や先輩などからノウハウを教わりながら仕事に取り組む」ことが難しいという課題があります。

情報共有ツールを利用することで、テキストや画像などを用いてノウハウなどをストックしていくことができ、分野ごとにカテゴリ分けすることでいつでも情報を参照できるようになります。

⑥プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは複数のメンバーと業務進捗状況を共有し管理できるツールです。「業務の管理」に特化しており、「着手日」から「完了日」までを1タスクごとに管理できるツールが主流です。

プロジェクト管理の定番手法であるガントチャート形式のものから、カンバン形式と呼ばれる進捗に合わせてカードを作成・移動するものまであります。業務内容やメンバー自身の使いやすさに合わせて選択することがおすすめです。

「スケジュールどおりに進んでいるかどうか」「プロジェクトにおいて抜け漏れが無いか」といった用途に向いているため、口頭で進捗状況が確認できないテレワークにおいて、業務効率化につながるでしょう。

⑦電子印鑑(電子署名)

電子印鑑とは、PDFファイルなどの電子文書に、PCやスマートフォンなどデジタルデバイスから捺印できるシステムのことです。一般に、社外とのやり取りに用いる取引文書は、送付する際に会社の承認印が必要となります。そして承認印を押すときは、紙を印刷し、そこに直接ハンコを押すといった作業が必要です。

しかし、この従来の業務フローをテレワークの環境下で実施しようとすると、“ハンコをもらうためだけに出社しなくてはならない”といった課題が生まれてしまいます。

この課題を解決してくれるのが、電子印鑑です。 電子文書上で承認印を押すことができるため、テレワークでも出社することなく決裁を進めることができます。テレワークの決済業務の効率化において、非常に便利なITツールといえるでしょう。

なお電子印鑑は、印影を画像データにした「電子印鑑」と、電子証明書による非改ざん証明まで可能な「電子署名」の2種類に分かれます。

前者の電子印鑑は印影を画像に変換しただけのものなので、法的効力としては“認印”と同等レベルといわれています。「おそらく本人が捺印したのだろう」というレベルの効力です。

一方、後者の電子署名は、署名の中に作成者や使用者といった情報が埋め込まれており、それにより本人が押印したことを証明できます。そのため、役所などに届け出る“実印”に近い法的効力をもっているとされています。

会社の取引文書においては、後者の電子署名のほうが改ざんなどのリスクが少なく、安心して取引に利用できるためおすすめです。

⑧勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠情報を管理できるシステムのことです。従来の働き方において、従業員の勤怠情報管理には、タイムカードや入館履歴、紙への記入などが用いられてきました。

これらの方法は、出社を前提としたワークスタイルの場合には問題ありませんが、テレワークのように従業員がオフィスに出社しない場合、打刻が行えないため、勤怠情報を記録することができなくなってしまいます。

そこで便利なのが、勤怠管理システムの活用です。勤怠管理システムでは、さまざまな方法で打刻を行うことができます。端末にICカードをタッチしたり、PCからシステムにアクセスし打刻ボタンをクリックしたりなど、勤務形態に応じてさまざまな打刻方法を用意できるのです。

どの打刻方法でも従業員の勤怠情報はシステム内に記録されるため、勤怠情報を一元的に管理できます。従来のように「Excelで出社日とテレワークの日を管理し、月末にはタイムカードと照らし合わせて勤怠情報に誤りがないか確認する」といった作業は必要ありません。

テレワークの勤怠管理に課題を感じられている方は、勤怠管理システムの導入を検討されてみるのがおすすめです。非常に便利なITツールであり、労務管理の業務効率化が期待できます。

便利ツールを導入してテレワークを快適に


テレワークは働く場所を選ばず、制度を利用するメンバーにとっても集中できる環境で働けるため、非常にメリットの大きい働き方です。一方、何も環境を整えずにテレワークを開始してしまうことで、コミュニケーションロスを始め、思わぬトラブルのキッカケにもなります。

今回ご紹介したITツールは、いずれもテレワークで発生しうる問題を解消するのに役立ちます。ぜひとも今回の記事が、テレワーク制度を導入・検討している企業(担当者)の参考になれば幸いです。

テレワークに便利なチャットツール「WowTalk」

また、筆者が所属しているワウテック株式会社では、テレワークや在宅勤務に役立つコミュニケーションツールとして、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」を提供しています。

社内のコミュニケーション活性化や情報共有の効率化に効果的なチャットツールとなっておりますので、ご興味をお持ちいただけた方はぜひ下部フォームより無料の製品資料をダウンロードください。 製品の詳しい概要や搭載されている機能、企業様の導入事例などについて紹介させていただいております。無料トライアル(2週間)のサービスも提供しておりますので、ぜひご検討ください。

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