日報の書き方を5つのポイントから解説!テンプレートと例文も紹介

日報とは、その日の業務内容や成果進捗、活動の所感などをまとめた報告書類です。日報は、部下から上司に提出するのが一般的ですが、ナレッジやノウハウの横展開を目的として、チームや会社全体を宛先に提出する場合もあります。

ビジネスに関わる人間であれば、新人からベテランまで、社会人としての経験年数を問わず、日報は誰しもが提出する可能性があるものです。しかし、中には、「どのように書けばいいのかわからない」とお悩みの方もいるでしょう。

特に、社会人になって間もない新人の方は、日報を提出すること自体が初めての経験という場合も多いかと思います。その中には、「上司に『日報を提出するように』と言われたけど、何を書けばいいんだろう」と途方に暮れている方もいるかもしれません。

本稿では、日報の書き方について、日報に必要な基本的項目と、日報の質を高めるための5つのポイントを解説します。また、日報の効率的な作成に役立つ、テンプレートやフォーマット、例文も紹介します。日報の書き方にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

日報の基本項目とそれぞれが必要な理由

まず始めに、日報を書く際に、網羅すべき基本的な項目を紹介します。そもそも何を書けばよいのかわからないという方は、まず、これらの項目を網羅して日報を書いてみるのがおすすめです。

  • 業務内容
  • 数値進捗
  • タスクの進捗状況
  • 活動の所感
  • 翌日の行動予定

それぞれの項目について、具体的な内容と必要な理由を解説します。

業務内容

その日に取り組んだ業務の内容について記載します。具体的には、「営業訪問」や「資料作成」、「事務処理」や「打ち合わせ」などが挙げられます。

日報に業務内容が必要な理由は、大きく分けて2つです。1つ目は、上司が部下の仕事内容を把握し、効率的なチームマネジメントや適切な人事評価に活用するためです。上司は、部下の仕事状況に合わせて、仕事の割り振りを考えているので、部下の日報に記載されている業務内容というのは、その割り振りを考えるうえで貴重な情報源となります。

また、人事評価の観点から見ても、上司が部下の仕事内容を把握するにあたって、目視や日常のコミュニケーションだけでは、把握できる範囲に限界があります。特に、テレワークを実施しているチームの場合、目視による把握ができないので、その範囲は一層狭まるでしょう。日報に業務内容を記載することで、上司は、部下が取り組んだ仕事の内容を正しく把握できるようになります。日報から情報を得られることで、漏れのない適切な人事評価にもつながるというわけです。

2つ目の理由は、提出者自身の成長につながるためです。日報に業務内容を記載することで、業務の振り返りを行うことができ、どのような業務をどれくらいの時間でこなすことができたのか、これまでと比較してどうだったのかなどを知ることができます。これらの情報を日々の活動に落とし込むことで、自身の成長につなげられます。

数値進捗

与えられている目標数値に対して、その日時点での進捗結果を記載します。例えば、営業部に所属し、月間の売上予算の目標が100万円に設定されている従業員の場合、以下のように記載できるとよいでしょう。

売上予算:1,000,000
実績進捗:750,000
達成率:75%

日報に数値進捗が必要な理由は、チェックサイクルを早めることで、業務上の課題や異常を早急にキャッチアップできるようにするためです。毎日提出するものである日報から数値進捗を報告することにより、提出者自身はもちろん、それを受ける上司やチームメイトも、デイリーベースで進捗状況を把握することができます。そのため、業務上の課題が発生していたとしても、すぐに発見し、対策を講じることが可能です。

また、日報で数値進捗を報告することは、従業員自身の目標意識を高めることにもつながります。

タスクの進捗状況

割り当てられているタスクの進捗状況を記載します。タスクとは、期日が設定された業務のことで、一般的には、「プロジェクトの完遂にあたって、消化すべき個々の業務」という意味合いで用いられることが多いです。例えば、Webサイトリニューアルというプロジェクトがあるとして、デザイン案の作成やキャッチコピーの作成といった業務が、タスクとして挙げられます。下記のイメージで記載できると、簡潔でわかりやすいでしょう。

例① ・デザインカンプ作成(50%)
例② ・市場調査:進捗率60%(28日〆切)

タスクの進捗状況を日報に記載する理由は、タスクの担当者が、プロジェクトの関係者に対し、自身が抱えているタスクの進捗状況を共有するためです。プロジェクトは多数のタスクによって構成されており、それぞれが深く関係し合っているので、一部のタスクが遅延すると、その他のタスクの進捗にも影響を及ぼす可能性があります。そのため、各担当者のタスクがどのような状況にあるのか、プロジェクトのマネージャーはもちろん、プロジェクトにアサインしているメンバーも把握しておく必要があるのです。そこで、日報による共有が役立ちます。プロジェクトの関係者は、それぞれの日報を見るだけでタスクの進捗状況を把握することができます。

活動の所感

業務を遂行する中で感じたことを記載します。ただの感想にならないよう、「よかったこと」や「課題に感じたこと」、「業務の中で得た気づき」など、テーマを設定して書くのがポイントです。

活動の所感を日報に記載することで、従業員それぞれが業務を通じて得たノウハウや気づきを、より網羅的に組織として共有できるようになります。多くの組織では、従業員が蓄積した知見や知識を、会議や報告資料を通じて吸い上げていますが、これらはフォーマットが固まっているので、感想をベースとした定性的なコメントや斬新性のある意見は、拾い上げることが難しい傾向にあります。その点、日報の所感は、従業員が個人的な視点から書けるので、多角的な視点から意見が集まりやすいのです。ビジネスのヒントは、こういったところから生まれる何気ない一言に隠されていたりします。日報の所感を起点に、新たなビジネスアイデアが生まれることも十分にあり得るでしょう。

翌日の行動予定

翌日の行動予定を記載します。「TODOリストを作成する」といえば、イメージがしやすいかもしれません。

翌日の行動予定を日報に記載する理由は、大きく分けて2つです。1つ目は、自身のスケジュールを上司やチームメイトに共有しておくことで、予定のバッティングを防ぐ効果があるためです。日報に翌日の行動予定を記載しておくことで、関係者は、それを踏まえたうえで仕事の依頼やスケジュールの調整を行えるため、予定のバッティングが防止できます。

2つ目の理由は、翌日の行動予定を書くことで、やるべきことが整理され、業務効率の向上が期待できるためです。前日にやるべきことを整理しておくことで、翌日、スムーズに業務を開始することができます。「えーと、今日は何からやればいいんだっけ……」と思い出す作業が不要となり、時間を有効に使えるようになるのです。

日報の書き方|5つのポイント

日報で書くべき基本的な項目については、先ほど説明した通りです。「業務内容」「数値進捗」「タスクの進捗状況」「活動の所感」「翌日の行動予定」といった、5つの項目を網羅することをおすすめしました。これらはあくまでも基本的な項目なので、会社や業務の特性に合わせて、項目をアレンジしたり新しく追加したりするとよいでしょう。

しかし、基本項目を網羅して日報を書いたとしても、ただ漫然と項目に沿って書くだけでは、日報の効果を最大化することは難しいといえます。日報をより有意義なものとするためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。ここからは、日報としてこれらの項目を書く際に、押さえておきたい5つのポイントを解説します。

①日報の目的を理解する

1点目は、日報の目的を理解したうえで日報を書くことです。目的意識をもって日報を書くことで、提出者自身が、日報そのものを「会社や上司に言われて、仕方なくやるもの」ではなく、「自分や組織のために必要なもの」として捉えられるようになります。その結果、提出者自身が日報に対するモチベーションを高めることができ、また、組織にとっても、目的に沿ったアウトプットが期待できるので、日報の有効活用に繋げることができるのです。日報を書く際は、「なぜ日報を書く必要があるのか?」を頭に入れたうえで書くのがおすすめです。

②箇条書きを活用する

2点目は、箇条書きを活用することです。そうすることで、提出者自身も情報を整理しやすくなる他、日報の読み手にとっても、箇条書きによって要点がまとめられているので、読みやすくなります。下記のようなイメージで書けると、まとまりがあってわかりやすいでしょう。

■業務内容
・資料作成
・営業訪問
・社内打ち合わせ

日報は毎日提出するものであり、読み手にとって、読むのに手間がかかるものだと、確認するのが億劫に感じられてしまうこともあります。また、書く側にとっても、毎日、その日の業務内容や進捗状況を文章としてまとめあげるのは、なかなか手間のかかることです。箇条書きを活用して、効率よく書き上げ、読みやすい日報を書きましょう。

③具体的に書く(定量的に書けると◎)

3点目は、具体的に書くことです。理由は、読み手に正しく情報を伝えるためです。例えば、業務内容の項目を書く際に、「資料作成」と記載するだけでは、読み手は何の資料作成なのかがわかりません。どのような業務をしたのか?といった最低限の情報は伝えることができますが、より精度の高い日報を目指すのであれば、「資料作成」だけではなく、「〇〇用の資料作成」といったように、その対象まで含めて具体的に書けるとよいでしょう。

また、数が絡められる場合は、数を記載して定量的に書けると、より具体性が増すのでおすすめです。例えば、活動の所感で、Webサイトの流入数が増加したことを書く場合、「Webサイトの流入が増加しました。〇〇の施策が効果を示したようです」ではなく、「Webサイトの流入が、前月比で15%増加しました。1月に行った〇〇の施策が効果を示したようです」といったように、具体的な数値を記載します。

④1日の終わりにまとめて書かない

4点目は、1日の終わりにまとめて書かないことです。日報は、その日の仕事内容をまとめた報告書類なので、1日の終わりにまとめて書いている方が多いかもしれません。しかし、この方法だと、思い出しながら書く必要があるので時間がかかりますし、いい思いつきがあっても、書くタイミングが1日の終わりだと、忘れてしまっている恐れもあります。日報を書く際は、その都度メモを取るようにして、最後にまとめ上げるようなイメージで書けると、忘れることもなく、思い出す作業が不要になるおかげで、作成の時間効率もよくなるのでおすすめです。

⑤テンプレートを作成しておく

5点目は、テンプレートを作成しておくことです。日報を作成するたびに、項目を変えたり書き方をゼロから検討したりしていると、書く際に手間と時間がかかるだけでなく、読み手側にとっても、毎回様式が異なるので、読むときにストレスがかかってしまいます。テンプレートを作成しておくことで、書き手は効率よく日報を作成することができ、作成時間の短縮が見込まれる他、読み手側のストレスを軽減する効果も期待できます。具体的なテンプレートについては、次の章で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

日報のテンプレート・フォーマット(例文付き)

コピーしてすぐに使える、日報のテンプレートやフォーマットを例文付きで紹介します。

テンプレートA:営業職

営業職の日報で使えるテンプレートです。基本的な項目を網羅しつつ、数値進捗を具体的に記載することで、目標管理に対する意識の向上が期待できるフォーマットとなっています。また、業務内容を時系列にまとめているので、突発的な対応が多い営業職にあっても、各時間帯ごとの動きを、上司やチームメンバーにわかりやすく報告することができます。

■ 業務内容
9:00〜10:00:メール対応、商談準備
10:00〜12:30:〇〇社とWeb商談
12:30〜13:30:昼休憩
13:30〜15:00:△△社へのプレゼン資料作成
15:00〜16:00:営業会議
16:00〜18:00:△△社へのプレゼン資料作成、案件対応

■ 数値進捗
予実進捗:50,000 / 800,000円(達成率:35%)
アポ獲得数:3 / 10件(達成率:30%)

■ 所感
〇〇社との商談では、こちらの提案を概ね了承してもらえたので、よかった。ただし、一部調整が必要な部分もあったため、関係各所に連絡し、調整を行う。

■ 明日の行動予定
・担当会議:10:00〜12:00
・△△社営業訪問:14:00〜17:00

テンプレートB:事務職

事務職の日報で使えるテンプレートです。ルーティン業務を「業務内容」に記載し、括弧内にその定量値を示すことで、具体的な作業量を記録します。そうすることで、上司やチームメンバーに業務量を共有でき、上司がそれを把握できることで、チーム全体のタスクマネジメントの最適化に効果を発揮します。また、1日で終わらないような業務については、「タスク進捗」の項目に進捗度合いを記録することで、上司やマネージャーへの現状共有はもちろん、自身がタスク状況を振り返るためにも役立てることが可能です。さらに、「今日の気づき」と「所感」を分けることで、所感の自由度を高め、定量的な報告だけでは拾い上げにくい、定性的な側面から見た「組織の現状(様子)」も、従業員からキャッチアップできます。

■ 業務内容
・請求書作成(10件)
・契約書チェック(3件)
・チームMTG

■ タスク進捗
・未入金顧客リスト作成(75%)
・請求処理シート整備(25%)

■ 今日の気づき
・チームMTGでは、3月に企画予定の社内施策について、チームの方針をまとめることができました。前回のブレストから起案内容を具体化できてよかったです。自分なりの仮説をもってMTGにのぞむことが重要だと思いました。

■ 所感
・〇〇さんとランチで中華料理店に行きました。課長からおすすめいただいたお店で、麻婆豆腐をいただきましたが、とても美味しかったです。

日報の提出方法は2つのポイントを押さえて考える

日報の提出方法には、メールに直接書いて関係者に送信する方法や、フォーマット化されたWordやExcelに書いて共有フォルダに格納する方法など、さまざまな選択肢が存在します。提出方法を検討する際は、「提出の手軽さ」と「共有範囲の設定」といった2つのポイントを押さえておくことが重要です。

「提出の手軽さ」とは、日報を提出する際にかかる作業負担の程度を意味します。日報は、できる限り、手軽に提出できることが望ましいです。毎日のことなので、手軽さに欠けてしまうと、提出者は提出することが面倒に感じられ、惰性で提出する人が増える恐れがあります。

例えば、「PCからしか提出できない」や「紙の日報なので、オフィスに出社する必要がある」など、提出にあたって制約が存在すると、提出者が、日報に合わせて業務を調整する必要が発生してしまうので負担が大きいだけでなく、組織全体の業務効率も悪化しかねません。「スマートフォンから提出できる」といったように、提出者の負担が少ない提出方法が好ましいでしょう。

「共有範囲の設定」とは、「日報を社内のどの範囲まで共有するのか」を意味します。上司だけなのか、チームメンバーにも共有するのか、全社員が閲覧できるようにするのかなど、日報をどのように活用したいのかによって、適切な共有範囲は異なります。そのため、日報の提出方法を検討する際は、共有範囲の設定をどれだけ柔軟に行えるか?を踏まえたうえで、やり方を考えるのが望ましいでしょう。具体的には、メールのCC機能を使う方法や、特定のデータフォルダに格納して、権限のあるメンバーしか閲覧できないようにする方法などが挙げられます。

カンタン手軽に日報が提出できるビジネスチャット

筆者所属のワウテック株式会社が開発・提供するビジネスチャット「WowTalk(ワウトーク)」は、チャットや無料音声通話といったメイン機能の他に、「日報機能」も備えています。

スマートフォンから利用できるので、どこからでも手軽に日報を提出できる他、テンプレート機能を備えており、「入力フォーマットの統一」も管理者が簡単に実装できます。

さらに、共有範囲の設定についても、グループ設定が柔軟に行えるので、活用方法に合わせて設定が可能です。例えば、日報用のグループを作成し、それをテンプレートの宛先に設定しておけば、提出者は、テンプレートを選択するだけで宛先設定が完了します。

「社内のコミュニケーション活性化に悩んでいる……」「日報のやり方を変えたいけど、専用ツールの導入はコスト的に難しい」などの課題を抱えている方は、ぜひWowTalkのご利用を検討ください。

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