【2022年最新】タスク管理ツール16選!無料プランの有無など徹底比較

「日々の業務が忙しく、適切なタスク管理ができていない」とお悩みのビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。マルチタスクをこなすことが求められる昨今、生産性を維持・向上させるためにはタスクを適切に管理することが重要です。

しかし、業務をこなすことに手一杯で、タスク管理に手間をかける余裕がないという方も多いかと思います。タスク管理にリソースを割くぐらいなら、その分を実務に充てて業務を進めたいと考える方もいるでしょう。

このように「大切だと自覚しているが、現実問題タスク管理にリソースを割くことが難しい」とお悩みの方におすすめなのが、「タスク管理ツール」の活用です。

タスク管理ツールとは、文字通りタスクを管理するために用いるツールのこと。タスク管理ツールを活用することで、タスク管理の効率が向上し、少ないリソースで適切にタスクを管理できるようになります。ひいては、業務生産性の向上にもつながるでしょう。

本記事では、そんなタスク管理ツールについて、「おすすめサービス16選」や「基本的な機能の紹介」、「タスク管理ツールの導入メリット」など、幅広いお役立ち情報を紹介します。

「タスク管理ツールを探している」という方はもちろん、「そもそもタスク管理ツールがどんなものか知りたい」という方も、ぜひご参考ください。

目次

タスク管理ツールとは?

記事の冒頭でも簡単に触れましたが、タスク管理ツールとは、タスクを効率よく管理するために作られたツールのことです。

タスクとは、業務の遂行に必要な「作業」や「やるべきこと」を指します。具体的には、取引先に見積もりを提出する、期日までにプレゼン資料を作成するなどがタスクの具体例として挙げられるでしょう。

タスク管理ツールでは、各タスクに担当者やスケジュール、優先度などを設定することができます。そして、状況に応じてステータスを変更することで、タスクの進捗状況をツール上で一元管理できるようになります。

「やるべきこと」が可視化されることで、全体の最適化が行いやすくなり、個人やチームの生産性向上に効果が期待できます。

タスク管理ツールの基本的な機能

タスク管理ツールの具体的な機能を一部抜粋してご紹介します。

TODOリスト|誰が何をどれだけ担当しているのかがわかる

「TODOリスト機能」とは、タスクをリスト化して管理できる機能です。タスクごとに担当者を設定することで、チームの誰が何を担当しているのか?を可視化して管理できます。

また、リスト化する際にタスクの期日や優先度を設定しておくことで、やるべきことを時系列や対応すべき順に並べ替えできることもポイントです。タスクの優先順位を一覧で把握できるため、その日にやるべきことを確認しやすくなります。タスクの抜け漏れ防止にも効果が期待できるでしょう。

カンバン|付箋感覚でタスク状況を管理できる

「カンバン機能」とは、タスクを付箋感覚で管理できる機能です。ボードに付箋を貼りつけるようなイメージで、タスクを一覧化して管理することができます。

サービスによってはドラッグ&ドロップでタスクを動かすことができ、直感的な操作でステータスを変えられるのが特徴です。ITツールに不慣れな方でも簡単に操作できます。

ガントチャート|同時進行のタスクの進捗状況が一目でわかる

「ガントチャート機能」とは、同時進行の各タスクの進捗状況を一目で把握できる機能です。タスクの進行具合が横棒グラフのようなデザインで表示され、タスクの進捗状況を視覚的にわかりやすい状態で把握することができます。

ガントチャートは、タスク管理はもちろん大規模なプロジェクトの管理にも役立つ機能です。工数管理やスケジュール調整などマネージャーが担うべきプロジェクトの全体管理だけでなく、タスクをこなすチームメンバー同士の連携や情報共有の効率化にも効果が期待できます。

スケジュール管理|タスクの開始と終了を設定できる

「スケジュール管理機能」とは、タスクの開始と終了の時期を設定できる機能です。いつまでに完了させなければならないタスクなのか?が可視化されることで、タスクの期日に対する意識が高まり、確実にタスクを処理できるようになります。

また、サービスによっては“アラーム”の設定が可能です。終了の数日前にアラームをセットすることで、失念によるタスクの抜け漏れを防げます。

タスクの一元管理|ひとつのツールでタスクの管理を完結できる

タスク管理ツールでは、あらゆるタスクを一元的に管理することができます。ひとつのツールでタスク管理を完結させられることで、複数ツールの利用による連携の混乱やツール間の調整にかかる負担の発生を防げます。

チームで情報共有|コメントやチャットでコミュニケーションが取れる

タスク管理ツールには、タスクに対してコメントができる「コメント機能」や、メンバー同士でメッセージを送り合える「チャット機能」が搭載されています。

タスク管理ツール上でコミュニケーションが取れるため、タスクをベースにコミュニケーションを交わすことができ、チーム内の情報共有を効率化させる効果が期待できます。

タスク管理ツールの導入メリット

タスク管理ツールを導入する3つのメリットをご紹介します。

①複数のタスクを効率よく管理できる

タスクを一元的に管理できるようになることで、自分やチームが抱えている複数のタスクを効率よく管理できるようになります。タスク管理ツールを使用しない場合、タスクの管理はメモ機能やExcelを用いて行われることが多いです。

これらはあくまでもメモや表計算のために作られたツールであり、カンバン表示やガントチャートなどタスク管理に必要な機能を備えていません。

カスタマイズをすればタスク管理ツールに近しい使い方をできることもありますが、そのためには専門的な知識が必要であり、一般のビジネスパーソンには実践が難しいでしょう。

また、カスタマイズにも大きな手間がかかるため、メモ帳やExcelをタスク管理ツールの代わりとして使うのは運用上の課題を生じる可能性が大きいといえます。

一方、タスク管理ツールを使えば、タスクを管理するために必要な機能が多数搭載されているため、個人はもちろん、チームプロジェクトにおけるタスクの管理も効率よく行えます。

また、サービス提供会社であるベンダーが、機能のアップデートや運用のサポートを行ってくれることもポイントです。ツール自体の管理にかける工数が少ないもので済むため、本来取りかかるべき業務に時間を割りあてられるようになります。

②進捗状況が可視化され、抜け漏れが減る

タスクの進捗状況を可視化して管理できるようになることで、タスクの抜け漏れを減らせます。タスク管理ツールでは、タスクの進行具合をデザイン的にわかりやすい状態で管理することができます。

例えば、TODOリストやカンバン、ガントチャートは“表示形式”を変更する機能であるため、あくまでもタスクの内容は同一です。しかし、状況に応じて「見え方のデザイン」を変えられることで、進捗状況を確認しやすいようにしているのです。

TODOリストなら「その日にやるべきこと」、ガントチャートなら「タスクの全体状況」といったように、それぞれ確認しやすいポイントが異なります。

自身やチームの状況に応じて表示形式を変更できることで、タスクの進捗状況を捉えやすくなり、結果としてタスクの抜け漏れを減らすことができるのです。

③チームメンバー同士の認識を統一できる

タスク管理ツールはクラウドを利用するサービスが多く、その場合、タスクの担当者や進捗状況をチーム全体でリアルタイムに共有しながら業務を進められるため、タスクに対するメンバー同士の認識を統一することができます。

「自分のタスクがプロジェクト全体のどの領域を担うのか」や「チームメンバーにお願いしているタスクの進捗状況はどうなっているのか」など、タスクに関する情報共有をツール上で行えます。

認識の齟齬による作業の差し戻しや、「お願いしているタスク、どうなっていますか?」といった確認のためのコミュニケーションがなくなることで、各メンバーがタスクの処理に集中できるため、チームの生産性が向上します。

【無料あり】タスク管理ツールおすすめ16選

サービス名特徴
Asana(アサナ)・Microsoft TeamsやGmailなど、100以上のアプリと連携可能
・シンプルなデザインで直感的に操作できるUI
Backlog(バックログ)・非エンジニアでも使いやすい親しみのあるインターフェース
・SVNやGitを使ってソースコードの管理が可能
Brabio!(ブラビオ)・無料プランからガントチャート機能を利用可能
・Excel一括出力でレポーティングを簡便化できる
Group Task(グループタスク)・タスク管理に必要な機能だけを搭載したシンプルさが特徴
・無料で使い続けることができ、費用対効果に優れる
Jira Software(ジラ ソフトウェア)・さまざまな情報を登録できる課題(チケット)機能
・検索機能が充実、課題がすぐに見つかる
Jooto(ジョートー)・無料プランでもガントチャートを含む全機能が使用可能
・サポート体制が充実
Redmine(レッドマイン)・オープンソースのため無料で使用可能
・カスタマイズ用のプラグインが充実
Taskworld(タスクワールド)・アナリティクス機能を搭載、プロジェクトの進捗状況が一目でわかる
・AWSサーバーを利用しているため高セキュリティ
Team Hack(チームハック)・タスクの進捗管理や工数計測に役立つ機能を豊富に搭載
・チャットやドキュメント管理も可能
Todoist(トゥドゥイスト)・シンプルな操作性と無駄のないUI
・タスクの進捗状況をグラフ化
Torio(トリオ)・ファイル作成機能でタスクに関わるさまざまな資料を格納可能
・GoogleカレンダーやSlackとの連携機能を搭載
Trello(トレロ)・無料プランで基本機能をすべて利用可能
・Chromeの拡張機能でさまざまなカスタマイズができる
Wrike(ライク)・料金体系はやや高めだが、機能が充実
・用途に応じて管理のスタイルを柔軟に変更可能
ZenHub(ゼンハブ)・アジャイル開発ツール「GitHub」の機能拡張用ツール
・タスク管理におけるGitHubの弱点を網羅的にカバー
マンモスプロジェクト・多角的な視点からプロジェクトを把握でき、タスクの抜け漏れ防止に役立つ
・SlackやGitHubと連携可能
みんなでガント.com・直感的な操作でガントチャートを利用できる
・第三者に閲覧専用でガントチャートを共有できる

それでは、おすすめのタスク管理ツールをご紹介します。国内外を問わず、幅広いサービスをピックアップしました。また、無料プランで利用できるサービスもまとめています。「まずは無料プランから始めてみたい」という方もぜひご参考ください。

Asana(アサナ)

「Asana(アサナ)」は、アメリカのAsanaが提供するWebベースのSaaS系ワークマネジメントツールです。Facebookの共同創設者でありエンジニアたちの統括を任されていたダスティン・モスコヴィッツ氏が、タスク管理を効率化すべく社内用ツールとして開発し、それが社内で好評だったため、社外の人たちにも使えるようにしようということになり、2008年にAsanaが創設されました。

Asanaの特徴

  • Microsoft TeamsやGmailなど、100以上のアプリと連携できる
  • シンプルなデザインで直感的に操作できるUI
  • 「オートメーション」機能によってルーチンタスクの自動化ができる

Asanaの料金プラン

  • Basic:無料
  • Premium:¥1,475 (月間払い)
  • Business:¥3,300 (月間払い)

Webサイト:https://asana.com/ja

Backlog(バックログ)

「Backlog(バックログ)」は、福岡県に本社を置く株式会社ヌーラボが開発・提供しているプロジェクト管理ツールです。国産のタスク管理ツールであり、日本人が使いやすいように設計されています。ユーザー数は2020年5月20日の時点で国内外を含めて170万人を突破(参照:プレスリリース)。IT業界だけでなく、行政団体や製造業界など幅広いシーンで利用されているタスク管理ツールです。

Backlogの特徴

  • 親しみのあるUIで、非エンジニアでも使いやすい
  • Wikiによるドキュメント管理機能が搭載。ツール上で会議の議事録や仕様書を記録できる
  • SVNやGitを使ってソースコードを管理できる

Backlogの料金プラン

  • フリープラン:無料
  • スタータープラン:¥2,640/月
  • スタンダードプラン:¥12,980/月
  • プレミアムプラン:¥21,780/月
  • プラチナプラン:¥55,000/月

Webサイト:https://backlog.com/ja/

Brabio!(ブラビオ)

「Brabio!(ブラビオ)」とは、東京都新宿区のブラビオ株式会社が提供している、Web上で利用するクラウド型のタスク管理ツールです。タスク管理ツールのサービスは、ガントチャート機能は有料プランでのみ解放されているケースが多いですが、Brabio!は無料プランからガントチャート機能を解放しています。非常に簡単な操作でガントチャートを引くことができ、タスク管理ツールの利用が初めてといった初心者の方でも直感的に使い方を理解できるのが特徴です。

Brabio!の特徴

  • ガントチャート機能を無料プランから使える
  • 「初心者専用プロジェクトツール」と謳うほど簡単な操作性
  • Excel一括出力でレポーティングを簡便化

Brabio!の料金プラン

  • 無料プラン:
  • エントリープラン/プラン10:3,300円/月(10ユーザーまで)
  • ミッドレンジプラン/プラン100:33,000円/月(100ユーザーまで)
  • エンタープライズプラン:要問い合わせ

Webサイト:https://brabio.jp/

Group Task(グループタスク)

「Group Task(グループタスク)」とは、ピーアールジャパン株式会社が提供しているクラウド型のタスク管理ツールです。同社では、「社内のタスク管理を効率的にしたい」という思いからさまざまなタスク管理ツールを試されたそうですが、「ツール自体の使い方が面倒で使いこなせい」という理由から継続して使うことができませんでした。そこで、「使いやすくシンプルなツール」を自分たちで作ろうという運びになり、Group Taskを開発されたそうです。そのため、Group Taskはシンプルな操作性が大きな魅力のサービスとなっています。

Group Taskの特徴

  • タスク管理に必要な機能だけを搭載したシンプルさ
  • 無料でも利用を継続できる

Group Taskの料金プラン

  • フリー:0円/日
  • スタンダード:10円/日
  • プレミアム:8,500円(月額固定)

Webサイト:https://grouptask.biz/

Jira Software(ジラ ソフトウェア)

「Jira Software(ジラ ソフトウェア)」は、オーストラリアのシドニーに本拠を置くソフトウェア企業“アトラシアン”が開発・提供する課題・プロジェクト管理ツールです。全世界で65,000以上の企業がJiraを利用しています。タスク管理ツールの中でも、アジャイルチームの利用実績に強みを持つサービスです。バグ管理にも活用されており、システムやソフトウェア開発の管理効率化のために利用されることが多いタスク管理ツールといえます。

Jira Softwareの特徴

  • シンプルな設計で使いやすく、さまざまな情報を登録できる課題(チケット)機能
  • 検索機能が充実しており、課題を素早く見つけだせる
  • ワークフローはカスタマイズ性が高く、プロセスに合わせて柔軟に設計できる

Jira Softwareの料金プラン

  • Free:0円
  • Standard:900円/1ユーザーあたり
  • Premium:1,730円/1ユーザーあたり

Webサイト:https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Jooto(ジョートー)

「Jooto(ジョートー)」は、株式会社PR TIMESが提供するタスク・プロジェクト管理ツールです。有料プランの導入企業数は、約1,600社(2021年7月末時点)。個人事業主から法人まで幅広いユーザーに利用されています。特徴は、シンプルなUIで直感的に扱えること。タスクの表示形式にはカンバン方式が採用され、ドラッグ&ドロップでタスクを移動できるため、複雑な操作をしなくても簡単にタスク管理が行えます。

Jootoの特徴

  • 無料プランでもガントチャートを含む全機能が使える
  • サポート体制が充実しており、組織の状況や要望に応じた使い方を提案してもらえる

Jootoの料金プラン

  • 無料プラン:無料/月
  • スタンダードプラン:500円/1ライセンス/月
  • エンタープライズプラン:1,300円/1ライセンス/月

Webサイト:https://www.jooto.com/

Redmine(レッドマイン)

「Redmine(レッドマイン)」は、オープンソース型のタスク管理ツールです。無料で使えるため、コストを抑えてタスク管理ツールを導入・利用したいという方におすすめです。機能面について、チケット機能やガントチャート機能など、タスク管理に必要な機能は一通り揃っています。機能に物足りなさを感じた場合、カスタマイズして拡張することも可能です。オープンソースのため、自社の運用に合わせて自由に改変することができます。

Redmineの特徴

  • オープンソースのため無料で使える
  • カスタマイズ用のプラグインが充実している
  • Webベースのためネット環境さえあればどこからでも接続可能

Redmineの料金プラン

オープンソースのため無料

Taskworld(タスクワールド)

「Taskworld(タスクワールド)」は、2013年に設立されたTaskworld Inc.が開発・提供するタスク管理ツールです。アイデアが誕生したのは、2006年のこと。Synergia OneのITチームが、業務効率を改善するためにタスク管理システムの開発をスタートしたことに端を発しています。サービスのリリース以来、世界中の企業で利用されており、現在は5ヵ国でオフィスを構えるまでに成長しています。無料プランの提供はありませんが、Taskworldならではの機能が多数搭載されており、その他のサービスと比較しても高機能なタスク管理ツールといえます。

Taskworldの特徴

  • アナリティクス機能によりプロジェクトの進捗状況を視覚的にわかりやすく表してくれる
  • セキュリティの安全性が高いAWSサーバーを利用

Taskworldの料金プラン

  • フリー:0円/月
  • プレミアム:¥1,200/月
  • ビジネス:¥2,050/月
  • エンタープライズ:カスタム価格

※月払い、ライセンス単価

Webサイト:https://taskworld.com/ja/

Team Hack(チームハック)

「Team Hack(チームハック)」は、株式会社カタリストシステムが開発・提供するタスク管理ツールです。Team Hackは、自社のタスク管理において生じる課題を解決したいという目的から開発がスタートしました。タスク管理の他に、チームで仕事を行うために必要なさまざまな機能が搭載されているのが特徴です。チャット機能やドキュメント管理機能など、コミュニケーションや文書管理に役立つ機能が備えられています。

Team Hackの特徴

  • 「時間計測機能」や「作業工程の達成表示機能」などタスクの進捗や工数を簡単に把握できる機能が搭載されている
  • チャットやドキュメント管理など、業務に役立つ機能が搭載されている

Team Hackの料金プラン

  • お試しプラン:0円/月
  • ビジネス:1,200/月
  • フリーランス:1,500/月

※月払い、1ユーザーあたり

Webサイト:https://teamhack.io/

Todoist(トゥドゥイスト)

「Todist(トゥドゥイスト)」は、シンプルな操作性が特徴のタスク管理ツールです。特にタスクの登録しやすさは他のサービスと比較しても優れており、タスクを思いついたとき、すぐに登録できます。また、タスクの進捗状況をグラフ化してくれる点もTodoistならではの魅力です。自分のタスクをどれだけ進められているのか? ペースは早いのか、遅いのか? グラフ化によって視覚的にわかりやすく表示されるため、直感的にタスクの進捗状況を把握することができます。

Todoistの特徴

  • シンプルな操作性と無駄のないUI
  • タスクの進捗状況を視覚的にわかりやすく表示するグラフ化機能

Todoistの料金プラン

  • 無料:無料
  • プロ:¥448/月
  • ビジネス:¥678/月

※月払い

Webサイト:https://todoist.com/ja/home

Torio(トリオ)

「Torio(トリオ)」は、アスニカ株式会社が開発・提供するタスク管理ツールです。2018年7月に正式版をリリースした比較的新しいサービスで、シンプルな機能とインターフェースが特徴となっています(参照:プレスリリース)。タスクの登録や管理はもちろん、ファイル作成機能も搭載されており、タスクに関わるさまざまな資料を格納しておくことができます。また、ファイルにはサムネイルが表示されることもポイントです。どのようなファイルが格納されているのか、一目で把握できます。

Torioの特徴

  • ファイル作成機能でタスクに関わるさまざまな資料を格納できる
  • 使い心地がシンプルなので、ツールの学習コストが少なくて済む
  • GoogleカレンダーやSlackと連携が可能

Torioの料金プラン

  • フリー:30日間無料
  • ベーシック:¥980/月
  • エンタープライズ:準備中

Webサイト:https://peraichi.com/landing_pages/view/lpschedule/

Trello(トレロ)

「Trello(トレロ)」は、Jira Softwareでもご紹介したアトラシアンが提供するタスク管理ツールです。Trelloでは、カンバン方式でタスクを管理することができます。標準で搭載されている機能は他のサービスと比較して少なめですが、Chromeの拡張機能が豊富に用意されているため、用途に合わせてカスタマイズが可能です。Chromeの拡張機能を活用すれば、ガントチャートやGmail連携といった機能を搭載することができます。また、無料プランで基本的な機能をすべて使えることもポイントです。タスク管理のコストをできる限り抑えたい方や、無料で使えるツールを探している方におすすめのサービスといえます。

Trelloの特徴

  • 無料プランで基本的な機能をすべて使える
  • Chromeの拡張機能を使えば、用途に合わせてさまざまなカスタマイズを行える

Trelloの料金プラン

  • FREE:$0USD
  • STANDARD:$6USD/月
  • PREMIUM:$12.50USD/月
  • ENTERPRIZE:$210.00USD/月

Webサイト:https://trello.com/home

Wrike(ライク)

「Wrike(ライク)」は、アメリカのカリフォルニア州に本拠を置く“Wrike, Inc”が開発・提供するタスク管理ツールです。日本だけではなく世界中で利用されているタスク管理ツールで、2万社以上の導入実績があります。使い方に合わせて、管理のスタイルを柔軟に変更できるのが特徴です。タスクの表示形式を3種類の中から選べたり、タスクの中にサブタスクを入れられることでタスクに親子構造を与えられたりなど、さまざまなスタイルでタスクを管理できます。

Wrikeの特徴

  • 料金体系はやや高めだが、機能が充実している
  • 用途に応じて管理のスタイルを柔軟に変更できる
  • 世界中で利用されており、2万社を超える導入実績がある

Wrikeの料金プラン

  • Free:$0/月(1ユーザーごと)
  • Professional:$9.80/月(1ユーザーごと)
  • Business:$24.80/月(1ユーザーごと)
  • Enterprise:要問い合わせ

Webサイト:https://www.wrike.com/ja/

ZenHub(ゼンハブ)

「ZenHub(ゼンハブ)」とは、「GitHub(ギットハブ)」を用いたアジャイル開発のプロジェクト管理を支援してくれるツールです(GitHub:ソフトウェア開発プロジェクトのためのソースコード管理ツール)。ZenHubをインストールすると、GitHub上にプロジェクト管理機能が追加されます。具体的には、カンバン機能やタスクの進捗をグラフ化して表示する“バーンダウン機能”などの機能を使えるようになります。

ZenHubの特徴

  • アジャイル開発ツール「GitHub」の機能を拡張するためのツールであること
  • タスク管理におけるGitHubの弱点を網羅的にカバーできる

ZenHubの料金プラン

  • FREE:USD$0
  • GROWTH:USD$7.95
  • ENTERPRISE:USD$12.45

Webサイト:https://www.zenhub.com/

マンモスプロジェクト

「マンモスプロジェクト」とは、パラダイスウェア株式会社が開発・提供するタスク・プロジェクト管理ツールです。2016年に商用版がリリースされ、それ以来、IT業界をはじめ、広告や建設、製造や福祉などさまざまな分野のプロジェクトに利用されています。特徴は、5つの視点からタスクをチェックできること。リスト、カンバン、ガントチャート、カレンダー、プロジェクトマップといった5つの視点からタスクの状況を確認することができます。

マンモスプロジェクトの特徴

  • 多角的な視点からプロジェクトを把握できるため、タスクの抜け漏れが少ない
  • SlackやGitHubと連携できる

マンモスプロジェクトの料金プラン

  • 通常オンライン版:500円/月(1メンバーあたり)
  • オンプレミス版:36万円/年
  • プライベートクラウド版:60万円/年

※個人利用は無料

Webサイト:https://mmth.pro/ja

みんなでガント.com

「みんなでガント.com」は、 株式会社 サムテックが提供するガントチャート型のタスク管理ツールです。最大の特徴は、直感的な操作でガントチャートを使いこなせる点にあります。Excelと似たような画面設計となっており、縦軸にタスクを入力し、横軸にタスクに応じた期間設定をカレンダー入力によって行うことで、プロジェクトに紐づくタスクを一覧で管理することができます。また、第三者に対して、ガントチャートを閲覧専用で共有できる点も、特徴のひとつです。例えば、進捗共有を行いたい関係取引先などに、編集権限のない閲覧専用のガントチャートを共有できることで、スケジュール共有にかかる工数を大幅に削減できます。

みんなでガント.comの特徴

  • 直感的な操作でガントチャートを利用できる
  • 第三者に閲覧専用でガントチャートを共有できる

みんなでガント.comの料金プラン

  • トライアル:1,800円(3ヶ月)
  • エントリー:4,800円(6ヶ月)
  • ビジネスS:9,600円(6ヶ月)
  • ビジネスM:19,200円(6ヶ月)
  • ビジネスL:38,400円(6ヶ月)

※プランごとに利用可能人数や作成可能なガントチャート数が異なります

Webサイト:https://www.minna-de-gantt.com/

タスク管理ツールの選び方|3つのポイント

前段では、16個のタスク管理ツールをご紹介しました。たくさんのサービスを紹介したので、中には「結局、どのサービスがいいのかわからない」とお悩みの方もいるのではないかと思います。

タスク管理ツールは業務の根幹を担うツールなので、十分な検討を行った上で導入したいと考える方がほとんどでしょう。サービス選びに対して、慎重になるのも当然といえます。

ここでは、タスク管理ツールのサービスを選定する際に、押さえておきたいポイントをご紹介します。3つのポイントに着目してサービスを比較することで、自社に合ったサービスがどれなのかが見えてくるはずです。サービスの選定にお悩みの方は、ぜひご参考ください。

①業務に合った機能を備えているか

まず1点目は、業務に合った機能を備えているかどうかです。タスク管理ツールは、サービスによって搭載している機能が異なります。タスクの進捗状況をグラフ化する機能や、外部サービスと連携ができる機能、カンバンやガントチャートなどタスクの表示形式を複数から選べる機能などです。

自社の業務と照らし合わせたとき、タスク管理に必要な機能を備えているサービスかどうかを事前に確認しておきましょう。例えば、開発系業務のタスク管理に使うのであれば、GitHubなど開発用ツールと親和性の高いサービスが好ましいです。

一方で、バックオフィス系業務のタスク管理なら、ルーチン業務のワークフローを設定できる機能などがあると便利でしょう。「タスク管理ツールをどのような業務で、どのように使いたいのか?」を深掘りしておくと、相性のいいサービスを見つけやすくなるのでおすすめです。

②UIデザインの相性はよさそうか

UIとは、User Interface(ユーザーインターフェース)の略称で、顧客と製品の接点を表します。UIデザインとは、その接点を設計するデザインのことを表しており、ユーザーにとって相性がいいUIデザインの製品は扱いやすく感じます。

具体的には、操作に迷うことが少なく直感的に利用できたり、使うにあたってストレスを感じにくかったりなどです。

機能的に優れているサービスであったとしても、UIの相性が悪いと使いにくさを感じるため、利用するときにストレスを感じてしまいます。せっかく導入したタスク管理ツールが思うように使われない恐れがあるのです。

タスク管理ツールの選定においては「何ができるか?」といった機能面も重要ですが、同様にUIの相性、「使いやすいサービスかどうか」という点も考慮に入れることをおすすめします。

③サポート体制は充実しているか

サービスを提供しているベンダーのサポート体制も、検討にあたって重要なポイントです。タスク管理ツールに限らず、SaaS系のプロダクトは導入と運用に一定のハードルが存在します。

あらかじめ用意されたパッケージがそのまま自社の運用に当てはまるケースは少なく、多かれ少なかれ、自社の用途に合わせて、機能のカスタマイズや使い方のアレンジをする必要があるのです。

製品に対して知識の少ないユーザー側が、自助努力だけでツールを完璧に導入・運用することは困難といえます。そのため、ベンダーに伴奏してもらう形でツールの社内浸透を行うのが一般的です。

初期サポートの期間や問い合わせ窓口の対応範囲など、ベンダーごとにサポートの内容は異なります。

すでにタスク管理ツールの導入経験があったり、社内に詳しい人材がいる場合は、それほどサポートを必要としないかもしれませんが、そうではない場合、できる限りサポート体制の充実しているサービスを利用するのが望ましいでしょう。

タスクマネジメントの基礎知識

タスクマネジメントに関する知識を身につけておくと、タスク管理ツールをより有効活用できるようになります。タスク管理の方法を具体的にイメージできることで、理想に合わせてツールを活用できるようになるからです。

ここでは、タスクマネジメントに関する基礎知識を簡単に解説します。

タスクマネジメントとは?

まず、タスクマネジメントとは、チームや個人に与えられたタスク(行うべき業務や作業)を、期限内に処理できるよう、適切に進行管理を行うことを意味します。

これまで記事の中で触れてきた「タスク管理」とほとんど同じ意味の言葉です。そのため、本記事のメインテーマであるタスク管理ツールは、「タスクマネジメントをより効率よく行うためのツール」ということができます。

タスクマネジメントの手順

タスクマネジメントは、以下の手順に基づいて行われます。

  1. タスクの洗い出し
  2. 優先順位の決定
  3. スケジュールの設定
  4. 定期的な進捗確認

まず「フェーズ①タスクの洗い出し」でプロジェクトの達成に必要なタスクをすべて洗い出し、「フェーズ②優先順位の決定」で洗い出したタスクに優先順位をつけていきます。

「フェーズ③スケジュールの設定」では優先順位に基づき、各タスクの開始日と終了日を設定し、プロジェクト全体のスケジュールを作り上げます。

タスクの洗い出しからスケジュールの設定まで完了したら、いよいよプロジェクトは実行段階です。この時点で、タスクマネジメントは最終フェーズの「④定期的な進捗確認」に入り、あとはプロジェクトマネージャーがスケジュールを鑑みつつ各タスクの進捗状況を定期的に確認します。

タスクマネジメントの運用手段

タスクマネジメントの運用手段は、本記事の主題である「タスク管理ツールの活用」の他に、「紙に手書き」や「表計算ソフトの応用」などが挙げられます。それぞれの手段にメリット・デメリットがあるので、自社に合ったものを選ぶのがよいでしょう。

下記の記事では、タスクマネジメントについてより詳細に解説しています。タスクマネジメントのコツや優先順位の付け方など、タスク管理に役立つ情報をまとめました。気になる方はぜひご参考ください。

タスク管理ができるビジネスチャット「WowTalk」

ITツールの導入を担当されている方の中には、「タスク管理ツールを導入したいと思っているが、ツールを増やすとツールの使い分けに悩む社員が出てくるのではないか」と不安に思う方もいるのではないでしょうか? 

タスク管理ツールを含め、ITツールは業務効率化や社内エンゲージメントの向上に役立つものですが、導入すれば自動的にそれらが達成されるというわけではなく、むしろ適切に運用ができなければ、かえって業務効率の低下や現場の混乱を招く恐れがあります。

そのため、新しいツールの導入に対して、慎重になったり懸念を感じられたりするのは当然のことといえるでしょう。

このように、新しくタスク管理ツールを導入することに不安を抱えている方におすすめなのが、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」の活用です。

WowTalkは、筆者所属のワウテック株式会社が開発・提供している法人利用向けのチャットツールです。シンプルな使い心地とビジネス向けの管理機能が評価され、これまで10,000社以上の企業様にご導入いただきました。

WowTalkであれば、日常のコミュニケーションとタスクマネジメントを1つのツールで一元的に管理することができます。ツールの一本化によって情報を集約しやすくなるだけでなく、使用ツールを1つにまとめられることで管理の負担や月額でかかるシステム利用料などの削減も可能です。

タスク機能の詳しい使用感については下記の動画からご覧いただけるので、ご興味をお持ちいただけた方はぜひご覧ください。

また、WowTalkについて「もっと詳しく知りたい」と思っていただけた方は、ぜひ下部フォームより製品資料をダウンロードください。WowTalkの特徴的な機能や導入事例についてご覧いただくことができます。

タスク管理ツールを活用して業務効率を向上させよう

いかがでしょうか。今回は、おすすめのタスク管理ツールを16個ご紹介しました。マルチタスクを求められる昨今、タスク管理の重要性は日ごとに増しています。自社に合ったタスク管理ツールを導入し、適切なタスク管理を行えるようになりましょう。

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