無料で使える勤怠管理システム10選|おすすめサービスをピックアップ

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染予防対策の一環として、テレワークや時差出勤を採り入れている企業も多いのではないでしょうか。

これらの働き方は、従業員満足度の向上や雇用人材の拡大、感染予防効果の発揮といったメリットを享受できる一方で、働き方の多様化に伴い、さまざまな事務処理が複雑化するという課題も同時に発生します。

中でも、勤怠管理は特にその影響を受けやすい業務のひとつです。オフィスに出社する時間や日にちが従業員ごとに異なり、勤務状況を視覚的に把握することが難しいため、従来の勤怠管理方法では対応できないケースが多くなっています。

このような勤怠管理に関する課題の解決に役立つソリューションが、“勤怠管理システム”です。勤怠管理システムとは、従業員の勤務状況をシステム上で一元的に管理できるツールのことで、近年、さまざまな分野で導入が進められています。

非常に便利なツールであり、それゆえに本格的に使うとなれば、利用料金が必要となるケースがほとんどですが、一部無料で使えるサービスも存在しています。

勤怠管理システムを初めて導入するといった企業の中には、「初めて利用するので、最初からコストをかけることは避けたい」と考えている企業もいるでしょう。

また、従業員の規模によっては、システム化による恩恵があまり大きくなく、「手作業でも問題はないが、無料で使えて作業が簡便化されるなら、使ってみたい」といったレベル感で利用を検討されている事業者の方も、中にはいらっしゃるのではないかと思います。

そこで本記事では、勤怠管理システムの中でも「無料で使えるサービス」に焦点を当ててご紹介します。各サービスの紹介はもちろん、無料の勤怠管理システムで“できること”と“できないこと”、サービスの選び方など、無料の勤怠管理システムについて総合的にまとめました。

勤怠管理の見直しを検討されている企業や事業所の担当者の方は、ぜひご参考ください。

勤怠管理とは?

無料の勤怠管理システムについて、具体的なサービスの紹介や概要の説明に入る前に、「そもそも勤怠管理とはどのようなものか」を簡単に解説したいと思います。

勤怠管理とは、「従業員の労働状況を正しく把握し、適切に管理すること」を意味する言葉です。人事労務に関する業務のひとつで、従業員を雇用する企業や事業所において欠かせない業務のひとつとされています。

欠かせない業務である理由は、勤怠管理が労働に関する法律と密接に関係しており、違反する場合は、コンプライアンス違反として罰せられる可能性があるからです。出退勤時刻や休日の取得日数、残業時間数など、さまざまな勤務データを記録し、適切に管理する必要があります。

どのような規模の組織であれ、従業員をひとりでも雇用している場合は、法令に基づいた方法で勤怠管理を行うことは必須です(農業や水産など、天候や自然によって勤怠が左右される一部の業種に関しては管理の対象外)。

そのため、あらゆる企業や事業所において、勤怠管理の見直しや改善を行うことは非常に意義のある行いといえます。

勤怠管理について、より詳しく知りたい方は下記の記事をご参考ください。勤怠管理の重要性や管理すべき事項、注意点などについて、労働法を引用しながら総合的に解説しています。

・勤怠管理とは。重要性や注意点を解説。勤怠管理システムの種類もご紹介

無料の勤怠管理システム。どこまで使える?

無料で使える勤怠管理システムの多くは、利用できる機能や登録可能ユーザー数に制限を設けています。そのため、各サービスを比較する際は「無料でどこまでできるのか?」を知ることが大切です。

無料の勤怠管理システムで利用できる機能と、制限される部分について解説します。

無料の勤怠管理システムで“利用できる機能”

打刻

出退勤など従業員の労働時間を記録する機能である「打刻」については、多くのサービスが無料の範囲に含めて提供しています。打刻方法は、ICカードタッチや生体認証、端末にインストールしたアプリからの入力など、さまざまな方法から選択が可能です。

打刻は勤怠管理システムの中核をなす機能ともいえ、現時点でタイムカードや紙の出勤簿を採用している企業の場合、打刻をシステム化するだけでも大きな改革となるでしょう。

ただし、レコーダーの貸与を別途オプションとして付けたり、特殊な認証システムを利用する場合は、無料の範囲を超えることが予想されます。自社の環境が求める打刻方法を把握し、無料の範囲で対応可能か否かを事前に確認しておくことが必要です。

集計

入力された勤怠データをシステム上で自動集計してくれる「集計機能」についても、多くの勤怠管理システムが無料の提供範囲に含めています。集計機能では、従業員ごとの勤怠データを、指定の期間ごとに確認することが可能です。

具体的には、月ごとの労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況などについて、表やグラフといった形式で確認できます。

集計作業を、手動やエクセルの活用によって行おうとすると大きな手間がかかります。ヒューマンエラーによる集計ミスのリスクがあるだけでなく、法改正に応じた数式の見直しも必要です。

勤怠管理システムの集計機能を活用すれば、集計作業が自動化され業務工数が削減できる他、エラーのリスクも最小限に抑えることができます。また、法改正についても、提供元で改正内容に応じたシステムの改修を行ってくれるため、自社で対応する必要はありません。

無料の勤怠管理システムで“制限される部分”

ユーザー数

無料で使える勤怠管理システムの大半が、利用できるユーザーの数に制限を設けています。その数はサービスごとに異なりますが、3〜10名ほどの間であることが多いようです。小規模の組織であれば問題ありませんが、従業員数が2桁や3桁を超える場合、多くのケースにおいて無料の範囲を超える可能性があります。

機能

「機能」についても、ユーザー数と同様に制限が設けられる場合が多いです。制限される機能の種類はサービスごとに異なるため一概にこれと定義することは難しいですが、制限されやすい機能は共通しており、それが以下になります。

  • アラート
  • ワークフロー
  • シフト管理
  • 有給管理
  • システム連携

いずれの機能も、勤怠管理にまつわる業務の効率化に役立つものです。

打刻やユーザー数のように、「それがないと勤怠管理の運用が成り立たない」といった類のものではなく、これらは「あると便利な機能」なので、無料の範囲でどこまで効率化したいか、どこまで妥協できるかが、機能制限を検討する上で大切なポイントとなるでしょう。

データ保存期間

明示しているケースは少ないですが、データの保存期間に制限が設けられていることもあります(今回ご紹介するサービスの中で明示しているのは“IEYASU”と“ジョブカン勤怠管理”のみ)。

厚生労働省が発表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、勤怠に関する記録は保存期間が指定されています。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなければならないこと。

出典:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

なお、保存期間である3年間の起算点は、それらの書類ごとに最後の記載がなされた日となる点に注意が必要です。

上記の理由から、勤怠管理システム上でデータの記録や保存を完結させる場合、保存期間は必ず確認しておく必要があります。もしも保存期間が短く、ガイドラインを守れないとなった際は、記録や保存方法について別途検討しなくてはいけません。

※労働基準法の改正によって、2020年4月より保存期間は3年から5年へ延長されました。労働基準法第百九条

サポート

無料プランの場合、受けられるサポートが制限されることがあります。具体的には、「問い合わせ手段がメールのみに限られ、電話・チャットが利用できない」、「導入サポートが受けられず、自力でツールの使い方や設定を学習しなければいけない」などです。

勤怠管理システムは、サービスごとに仕様が異なるケースも多く、そのため“ツールの学習コスト”が担当者にとって大きな負担となる可能性があります。「すぐに使いたい」「勤怠管理システムを初めて使う」などの場合は、受けられるサポートの範囲も検討にあたって重要なポイントとなるでしょう。

広告表示

広告が表示されるケースも多く見受けられます。これは勤怠管理システムに限ったことではなく、無料で利用できるゲームやアプリなどのコンシューマ向けサービスにおいても、よくある手法です。

ツールの利用画面の端やページ下部などに広告が表示され、提供元はそれを収益のひとつとしています。機能や登録ユーザー数に影響を与えるわけでなく、かつ致命的に使いにくいほどの広告を出すサービスは稀なので、制限の中でも我慢しやすいポイントといえるでしょう。

無料で使える勤怠管理システム10選

それでは、無料で使える勤怠管理システムをご紹介していきます。

IEYASU(IEYASU株式会社)

東京都渋谷区に拠点を置くIEYASU株式会社が提供している勤怠管理システム「IEYASU(イエヤス)」。IEYASUの特徴は、ユーザー制限なく、豊富な機能を利用できる点にあります。

タイムカード(打刻機能)や日次の勤怠予実管理といった勤怠管理システムの基本機能はもちろん、シフト管理や休暇管理、Web給与明細といった機能も、無料で利用が可能です。また、利用可能ユーザー数にも制限がありません。そのため、あらゆる規模の企業や事業所で導入することができます。

無料の制限ポイントとしては、データの保存期間が1年間であることや、メールサポートを利用できない点、広告が表示されることなどが挙げられます。

勤怠管理に必要な基本機能だけでなく、業務の効率化に便利なさまざまな機能が、人数制限もなく、無料で利用できるのはIEYASUならではの魅力です。「コストを最小限に抑えつつ、勤怠管理全体の改善を図りたい」という企業におすすめの勤怠管理システムといえるでしょう。

サービス名IEYASU
ユーザー数人数制限なし
データ保存期間1年間
機能制限有給休暇の自動付与や勤怠アラートなど一部の機能が使えない
サポート範囲メールサポートは利用不可
広告表示バナー広告表示

Webサイト:https://www.ieyasu.co/

オツトメ!(ネクストライブ株式会社)

大阪府大阪市に拠点を構えるネクストライブ株式会社が提供する勤怠管理システム「オツトメ!」。オツトメ!は、完全無料で利用できる勤怠管理システムです。有料プランが存在しておらず、それゆえに機能や人数に制限がありません。

機能については、打刻機能やマルチデバイス対応(URL発行によりスマートフォンやタブレットからアクセスし利用が可能)、勤怠データのCSV出力や従業員管理など、勤怠管理に必要な最低限の機能は一通り網羅されています。

また、インターフェースもシンプルな設計となっており、ICTに不慣れな方でも直感的に操作を行うことができます。

さらに、利用開始に必要なのは“1つのメールアドレスだけ”で、簡単に導入できることもオツトメ!のポイントです。管理者が設定を行うため、スタッフがメールアドレスを用意する必要もありません。導入時の手間を懸念される企業におすすめの勤怠管理システムです。

サービス名オツトメ!
ユーザー数人数制限なし
データ保存期間
機能制限
サポート範囲
広告表示

Webサイト:https://www.otsutome.net/

OFFICE CLOCK(OH MY GOD 合同会社)

東京都千代田区のOH MY GOD 合同会社が提供する勤怠管理システム「OFFICE CLOCK(オフィスクロック)」。OFFICE CLOCKの特徴は、LINEを使って打刻や勤怠データの確認が行えることです。認証画面からLINEにログインするだけで連携が完了します。BYODを活用している企業や事業所と相性がよいサービスといえるでしょう(BYOD:個人所有の端末を業務に利用すること)。

また、無料ですべての機能が使えることも、OFFICE CLOCKの特徴です。有料プランとの主な違いは、利用可能ユーザー数が10名以上で利用できることと、電話やメールによるサポートが受けられることの2点にあります。10名までは無料で全機能を使うことができるので、小規模な組織であれば有料プランを利用せずに勤怠管理を完結させることも可能です。

LINEを利用できるユーザービリティの高さと、10名までなら無料で全機能が利用できるコストパフォーマンスの高さが魅力の勤怠管理システムといえます。

サービス名OFFICE CLOCK
ユーザー数10名まで
データ保存期間
機能制限なし
サポート範囲有料プランの場合、電話とメールで導入までのサポートを受けられる
広告表示

Weoサイト:https://officeclock.work/

ジョブカン勤怠管理(株式会社donuts)

東京都渋谷区に本社を構え、その他に大阪と高知にもオフィスを設けている株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システム「ジョブカン勤怠管理」。ジョブカン勤怠管理はシリーズ累計導入社数が12万社を超える実績の豊富なサービスで、「ITトレンド上半期ランキング2021 勤怠管理システム・就業管理システム」では、堂々の1位も獲得しています。

勤怠管理に必要な機能はもちろん、他シリーズとのシステム連携やシフト管理機能なども搭載していて、実現できることの幅が広い勤怠管理システムです。

ただし、無料で利用する場合、利用可能ユーザー数は10名まで、一部の印刷やデータダウンロード機能、API連携に制限、データ保存期間は30日間までといったように、さまざまな制限がかかる点に注意する必要があります。

無料で使い続けるためには、これらの制限について何らかの対応策を講じる必要があるでしょう。有料プランは機能が充実しているので、いずれは有料での利用も視野に入れつつ、無料プランからスタートするといった活用方法もおすすめです。

サービス名ジョブカン勤怠管理
ユーザー数10名まで
データ保存期間30日間
機能制限一部の印刷・データダウンロード機能の制限、ジョブカン給与計算とのAPI連携不可
サポート範囲チャット窓口のサポート利用不可
広告表示

Webサイト:https://jobcan.ne.jp/

スマレジ・タイムカード(株式会社スマレジ)

大阪府大阪市に本社を置き、東京都渋谷区にもオフィスを構える株式会社スマレジが提供する勤怠管理システム「スマレジ・タイムカード」。

特徴は、30名までなら勤怠管理の機能を無料で使える点にあります。無料プランの利用可能ユーザー数を10名ぐらいまでに設定しているサービスが多い中、スマレジ・タイムカードは、比較的多い30名まで利用が可能です。オフィスはもちろん、アルバイトを雇っている店舗の勤怠管理にも活用できます。

また、打刻方法が豊富に用意されていることも、スマレジ・タイムカードの特徴です。iPadを使った画面タッチや顔認証の他、自宅のPCやスマートフォンから、管理画面ログインやアプリを利用して出退勤を入力することができます。

有料プランでは、シフト管理や年末調整、ワークフローや日報管理など、勤怠だけでなく人事労務に関するさまざまな業務の効率化に役立つ機能が利用できるので、「まずは勤怠管理だけ無料ではじめて、いずれはプランをアップグレードし、いろいろな業務の効率化も図りたい」といった運用も可能です。

サービス名スマレジ・タイムカード
ユーザー数30名まで
データ保存期間
機能制限シフト管理や休暇管理、給与計算やワークフローなど一部の機能が制限
サポート範囲特に制限なし。チャットサポートも利用可能
広告表示

Weoサイト:https://timecard.smaregi.jp/

Zoho People(Zoho)

非公開会社でありながら、世界中に7,000名以上の従業員を擁するビジネス用ソフトウェア「Zoho(ゾーホー)」。「Zoho People(ゾーホー・ピープル」は、その中の1つのサービスとして位置づけられている勤怠管理システムです。

無料で使える範囲が今回紹介しているサービスと少し趣が異なり、出退勤の管理やシフト管理といった勤怠管理に関する機能は利用できませんが、従業員データベースや休暇取得の管理といった機能を使うことができます。

有料プランにおいては、目標管理や360度評価(上司だけでなく同僚同士でレビューしあうシステム)など、人事評価のマネジメントに役立つ機能が充実しており、勤怠管理システムの中では、人材の育成・開発のシステム化に比重が置かれたサービスといえるでしょう(Zoho People - 料金プラン別機能一覧)。

無料プランの場合、勤怠管理の要ともいえる出退勤の記録が利用不可のため、Zoho Peopleだけで勤怠管理をシステム化することは困難です。タイムカードや他システムの利用など、別途の対策を講じる必要があります。

サービス名Zoho People
ユーザー数5名まで
データ保存期間
機能制限従業員データベースや休暇取得の管理は使用可能だが、出退勤の記録やシフト管理といった勤怠管理に関する機能が使えない
サポート範囲チャットと電話のサポートは利用不可
広告表示

Webサイト:https://www.zoho.com/jp/people/

タブレット タイムレコーダー(株式会社ネオレックス)

愛知県名古屋市に本社を構える株式会社ネオレックスが開発・提供する勤怠管理システム「タブレット タイムレコーダー」。タブレットタイムレコーダーは、iPadをタイムレコーダーとして活用するアプリです。タブレットにタッチするだけで出退勤の記録を行うことができ、打刻時に写真が撮影される仕様のため、なりすましなどの不正も防ぐことができます。

また、個人向けと管理者向けに勤怠データが自動集計される点もタブレットタイムレコーダーの魅力です。個人向けの“パーソナルダッシュボード”では、自分の記録について、撮影された写真や勤怠状況をチェックすることができ、どれくらい働いているのか?を客観的に捉えることができます。

また、管理者向けの勤怠データ一覧では、部門や個人別に月間の集計値を確認することが可能です。これらのデータをグラフ化して分析することもできます。

出社を基本とする働き方の企業や事業所にとってありがたい機能が数多く付帯しているタブレットタイムレコーダーですが、「無料プランにおける利用可能ユーザー数が3名」までとなっており、若干少ない点に注意が必要です。

有料プランは月額ではなく10名単位でのライセンス購入という契約形式のため、ランニングコストが膨らむ心配はありませんが、iPadが必要だったり無料で使えるユーザー数が少なかったりと、ある程度の初期費用がかかることを前提としたサービス体系のため、完全無料ではじめたい場合はフィットしない可能性もあります。

サービス名タブレット タイムレコーダー
ユーザー数初期費用のみ従量課金。3名まで無料
データ保存期間
機能制限なし
サポート範囲
広告表示

Webサイト:https://www.tablet-time-recorder.net/

フリーウェイタイムレコーダー(株式会社フリーウェイジャパン)

東京都中央区にオフィスをもつ株式会社フリーウェイジャパンが提供する勤怠管理システム「フリーウェイタイムレコーダー」。このサービスの特徴は、10名までなら永久無料で利用できる点にあります。

打刻方法は、ICカード打刻か(SuicaやPASMOなど)、ブラウザにログインしてPCやスマートフォンから手動で打刻するかのどちらかを選択することができ、後者で運用する場合、端末を自身で用意することができれば、ほぼ初期費用なしで勤怠管理システムを導入することが可能です(前者のICカード打刻の場合、カードリーダー購入費用が必要となる)。

また、利用実績も豊富であり、2021年12月の時点で利用ユーザー数は10,000名を超えています。小規模の組織でこれからも人数が増える予定がなく、できるだけコストを抑えて運用したいといった場合におすすめの勤怠管理システムといえるでしょう。

サービス名フリーウェイタイムレコーダー
ユーザー数10名まで
データ保存期間
機能制限なし
サポート範囲サポート利用不可
広告表示

Webサイト:https://freeway-timerecorder.com/

Pochikin

「Pochikin(ポチキン)」は、完全に無料で使える勤怠管理システムです。有料プランが存在していません。

打刻と勤怠データの集計・出力を行うことができます。ブラウザにログインして利用するサービスのため、アプリのダウンロードは必要なく、インターネットにアクセスできる端末と環境さえあれば、場所・デバイスを問わず利用が可能です。スマートフォンやタブレットからも打刻が行えます。

完全無料のサービスですが、1アカウントにつき登録できる拠点数は1つまで、登録可能ユーザー数も50名までと制限が設けられている点に注意が必要です。グループ管理の機能が備わっていないため、例えば本社と支店でグループを分けて勤怠管理をしたい場合、それぞれアカウントを作成する必要があります。

複雑な設定は実現が難しく、機能も最低限に抑えられたサービスのため、シンプルかつずっと無料で使える勤怠管理システムを探している企業や事業所におすすめです。

サービス名Pochikin
ユーザー数50名まで(システム上のユーザー登録制限)
データ保存期間
機能制限なし
サポート範囲
広告表示

Webサイト:https://pochikin.com/

MosPオープンソース勤怠管理(株式会社マインド)

神奈川県川崎市に本社オフィスを構える株式会社マインドが中心となって開発している「MosPオープンソース勤怠管理(モスプ)」。MosPオープンソースの特徴は、名前が指し示す通り「オープンソースのソフトウェアであること」にあります。

オープンソースとは、ソフトウェアの開発元がプログラムのソースコードを無償公開していることを意味します。利用者は、ソフトウェアのインストールはもちろんのこと、ソースコードを改変し自分用にカスタマイズすることもできますし、それを再配布することも可能です。

そのため、MosPオープンソースは、利用について一切の費用がかかることはありません。完全無料ではじめることができます。

ただし、ダウンロードしてそのまま勤怠管理に利用しようとすると、汎用的にパッケージングされた状態のため、細かい部分で運用に合わない可能性があります。そのため、自社の環境や要望に合わせてカスタマイズを行うのが一般的です。その意味で、MosPオープンソースはカスタマイズを前提とした設計のサービスということができます。

オープンソースのためカスタマイズによって実現できることは実に幅広く、従業員の就業形態が特殊な組織においても、よりフィットした勤怠管理体制を構築することが可能です。

サービス名MosPオープンソース勤怠管理
ユーザー数制限なし
データ保存期間
機能制限なし
サポート範囲導入支援や機能カスタマイズは有償サポートにて対応
広告表示

Webサイト:https://mosp.jp/

エクセルを活用して無料で勤怠管理

無料で勤怠管理を行うことが目的なのであれば、表計算ソフト「Excel(エクセル)」を活用する方法もおすすめです。エクセルはビジネスにおいて頻繁に利用される表計算ソフトのひとつであり、国内外を問わず数多くの企業で利用されています。

主に数値管理やデータ分析に用いられることが多いエクセルですが、使い方によっては勤怠管理に応用することも可能です。詳しくは下記の記事で解説しているので、興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

・勤怠管理Excel自作のポイントと注意点。便利な関数や機能も紹介

勤怠管理システムを無料で使う際の注意点

勤怠管理システムを無料で使う場合、大きく分けて2つのポイントに注意する必要があります。それぞれについて解説します。

①サービス終了・無料プランの提供終了に注意

1点目は、サービス自体や無料プランの提供が終了してしまう可能性があるということです。提供元はビジネスとして無料提供を行っているわけなので、収益が見込めないとなれば、無料提供を終了するといった判断を下す可能性は十分にあります。

提供元から終了の告知がなされる場合は、代替案を検討する時間があるので大きな問題にはなりませんが、業績上の問題が原因となればいきなり終了する可能性もゼロではありません。

そうなると、急ピッチでの対応を迫られることとなり、使用者と労働者間でトラブルが起きる恐れもあります。このように無料の勤怠管理システムは、サービスやプラン提供が終了するリスクがある点に注意が必要です。

②無料プランでは運用に合わなくなる可能性がある

2点目は、無料プランでは運用に合わなくなる可能性があるということです。これまで説明してきたように、無料の勤怠管理システムは大半のケースで機能やユーザー数に制限が設けられています。

従業員数が増えたり、より業務を効率化したいと思ったとき、無料プランのままではベストな運用ができない可能性があるのです。そのため、無料プランでできることだけを見てサービスを比較するのではなく、いずれは有料プランの利用も視野に入れながら検討できるとよいでしょう。

無料の勤怠管理システムを活用してコスト削減

無料で使える勤怠管理システムは、最小限のコストで勤怠管理をシステム化したいといった場合に有用なツールです。無料の範囲で実現できることは各サービスで異なるので、自分たちの希望に合ったシステムを選ぶことが大切になります。

ぜひ本記事を参考の上、相性のよい勤怠管理システムを見つけてみてください。

また、勤怠管理をより簡便化したいとお考えの方には、チャットアプリから打刻や勤怠データの確認が行える「KING OF TIME(キングオブタイム)」と「WowTalk(ワウトーク)」の機能連携がおすすめです。

勤怠管理システムである“KING OF TIME”と、法人向けチャットツール“WowTalk”をAPI連携によって繋ぐことで、チャットアプリ(WowTalk)から勤怠入力を行えるようになります。

日常で利用するコミュニケーションツールから勤怠入力ができることで、ツールを切り替える手間を省くことができ、より快適に勤怠管理を行うことができるようになります。

こちらの機能連携にご興味をお持ちいただけた方は、ぜひ下部にあるフォームよりWowTalkの製品資料をダウンロードください。WowTalkについて、機能や導入事例など詳しい概要をお知りいただくことができます。なお、お電話でもお問い合わせは受け付けております。

この機会に、ぜひKING OF TIME・WowTalkの機能連携のご利用をご検討ください。

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