「定例会議」がビジネスを遅らせる?その原因とは……?!

はじめまして。株式会社HARES 代表の西村創一朗と申します。複業研究家、人材コンサルタントなど様々な角度から働き方について発信しています。

この度、WowTalk(ワウトーク)のブログに寄稿することになりました。この連載では、「働き方」や「コミュニケーション」をテーマにお話できればと思っています。

第1回目は「ビジネスのスピードを落とす原因」についてです。

その「定例会議」、見直してみませんか?

いきなりですが、皆様に質問です。毎週、定例会議を行っていませんか?

定例会議とはルーチン化された会議。場合によっては簡単な報告のみで無目的に実施することもあるはずです。

実は、定例会議という場によって、ビジネスのスピードを落としてしまう可能性があります。

「定例会議」に対するマインドセットが諸悪の根源

例えば、「こんなことを思いついた」とか、上司やチームメイトに相談したいと思った時、定例会議という場があることによって何が起きるでしょうか。

「今日中にお客様に返答しなければならなくて」という急ぎの要件があれば別ですが、
「定例会議の時に話せばいいか」と、アイデアや相談事を先送りにしてしまうことが起こるのです。

これは、会議そのものが悪と言いたいわけではありません。

定例会議という場があることによって「先送りの言い訳」や「先送りにしても良い」というマインドを自分たちの中に作ってしまうことが、ビジネスのスピードを落とす原因と言えます。

「定例会議を無くそう」と安直に決断するのではなく、「定例会議で話すこと」「口頭やチャットで話すこと」を線引きすることが大切です。

なぜ「定例会議で相談」になってしまうのか

そもそも、なぜ「定例会議の時に相談しよう」と、先送りにしてしまうのでしょうか。その原因の1つとして挙げられるのは、「上司が常に席に居ないこと」です。

常に誰かしらとのMTGが入っているといった状況などで、メンバーは上司の空き時間を確保できず相談できないという思い込みをしてしまいます。

時間がないならメールで相談すればいいのでは?と思う方もいるかも知れません。しかし、メールはある程度文章を完成させて伝えなければなりません。

◎メールで相談する際の想定される文章内容の例

  • 定形の挨拶
  • 相談事のテーマ
  • 自分の考え
  • 解決策に繋がるアイデアをいくつか

ここまでまとめていないと、膨大なメールに埋もれてスルーされてしまうかもしれません。その手間を考えれば、「定例会議で相談すればいいや」となってしまうわけです。

口頭では相談しづらく、メールも確実に見てもらえるとは限らない……

相談事やアイデアの共有には「定例会議」ではなく「チャット」を

コミュニケーションのスピードという問題を解決する策として、ビジネスチャットが有効だと考えています。

チャットであれば、話しかける時間が無くても伝えることができ、メールのように文章や形式を整えなくてもカジュアルに相談できるからです。

「鉄は熱いうちに打て」ということわざがありますが、相談やアイデアの共有は、その熱が冷める前に行うことが大切です。すぐに共有できるコミュニケーションの環境を整えることが、スピードを高めるために必要です。

打ち合わせの8割は「要らない」

今回は「定例会議」で相談したいこと、決めたいことを先送りするデメリットと、「ビジネスチャット」を通じて、ビジネスコミュニケーションの「スピード」を向上させる重要性にフォーカスしてお話をしました。

“Speed is Power”
“スピードで驚かす”
“速さは全てを解決する”

という格言があるほど、ビジネスシーンにおいてスピードは重要です。

ただ、ビジネスコミュニケーションで重要なのはもちろん「スピード」だけではありません。「深さ」もまた重要です。

次回は、定例会議によって失われるマネージャーの「コミュニケーションの深さ」についてお伝えしたいと思います。

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マネージャーは "無駄な会議" によって「思考の深さ」を失う

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