働き方改革におけるビジネスチャットの有用性とは?3つの理由を解説

働き方改革推進の一環として、「ビジネスチャット」の活用を検討されている企業も多いのではないでしょうか。ビジネスチャットとは、企業利用向けにカスタマイズされたチャットコミュニケーションツールです。アプリ化されているのでスマートフォンからも扱いやすく、メールと比較してカジュアルに使えることから、コミュニケーションの活性化や業務連携のスピードアップを目的として、多くの企業が活用しています。

本記事では、働き方改革の推進において、ビジネスチャットが有用といえる3つの理由を解説します。「ビジネスチャットを使って会社の働き方改革を進めたいが、いまいち、その有用性がわからない」という方は、ぜひご参考ください。

働き方改革とは何か?

働き方改革とは、日本政府が推進している『働く方々が個々の事情に応じた、多様で柔軟な働き方を自分で「選択」できるようにするための改革』のことです。

2019年4月より関連法案の施行が順次進んでおり、例えば、以下のような法改正が進められています。

  • 年次有給休暇の時季指定
  • 時間外労働の上限制限
  • 同一労働同一賃金

働き方改革の目指す場所は、「一億総活躍社会の実現」です。一億総活躍社会とは、第195回国会安倍内閣総理大臣所信表明演説(平成29年11月17日)によると、「女性が輝く社会、お年寄りも若者も、障害や難病のある方も、誰もが生きがいを感じられる『一億総活躍社会』を創り上げます。」と表現されています。より詳しい内容は、首相官邸HPの『一億総活躍社会の実現』をご確認ください。

つまり、働き方改革をまとめると、「“誰もが生きがいを感じられる社会(一億総活躍社会)を実現するために、これまでの働き方を見直し、もっと働きやすい社会を作りましょう”という取り組み」ということができます。

参考:厚生労働省:働き方改革のポイントをチェック!

働き方改革が推進される背景

なぜ、政府は働き方改革を行うようになったのか。その背景にはさまざまな理由があります。その理由の中で、主要なものを2つご紹介します。

労働力人口の減少

まず1つ目は、少子高齢化に伴う労働力人口の減少です。現在、日本は人口減少と高齢化という課題に直面しています。日本の人口は2008年(1億2,808万人)をピークに減少の一途を辿っており、2018年には1億2,644万人まで人口が減少しています。

一方で、高齢者の割合は年々増加しており、1989年には11.6%でしたが、2018年には倍以上の28.6%までその割合を増やしています。現在の仕組みのまま、人口減少と高齢化が進むと、相対的に働き手の数も減少し、国力の低下に繋がる恐れがあります。この事態を防ぐために政府によって打ち出された施策が、「働き方改革」というわけです。さまざまなバックグラウンドをもつ人たちが働ける社会を構築することで、労働力人口の確保を狙っています。

長時間労働に対する批判

2つ目は、長時間労働に対する批判です。日本は、世界的に見ても「働き過ぎな国」とされています。働き過ぎが原因で死亡してしまう「過労死」は日本特有の問題とも言われ、海外でも、そのままの発音で「KAROUSHI」と訳されるほどです。

また、2013年には国連の社会権規約委員会が、日本に過労死対策を講じるよう勧告しています。本勧告では「多くの労働者が、非常に長時間の労働に従事し、過労死が発生し続けている。」との指摘が入り、「長時間労働を防ぐ措置を強化し、労働時間の制限に従わない事業者らに対し、予防効果のある制裁を適用する。」ことを強く求める内容となっています(※1)。

こういった長時間労働に対する批判を受け、日本政府は働き方改革を通じて、長時間労働の是正へと乗り出すこととなりました。

※1:参照|https://www.home-one.jp/kigyouhoumu/topics/2013/05/1749

働き方改革に有効なDXツール「ビジネスチャット」

日本全体の働き方改革推進の流れを受けて、多くの企業が働き方改革の推進に取り組むようになりました。「DX」も、その取り組みのひとつです。企業におけるDXとは、最新のIT技術を駆使して、ビジネスにかかわるすべての事象に変化をもたらすことを意味します。

例えば、紙のタイムカードを勤怠管理システムに置き換えて人事業務を簡便化することも、DXの一種です。

DXによって、より効率的な業務環境の整備が叶い、より多様な働き方を選択できるようになることで、働き方改革を実現できます。

そして、数あるDXツールの中でも、ビジネスチャットは企業内コミュニケーションのインフラとなるツールです。

会話の吹き出し形式で直感的にメッセージのやり取りを行うことができ、従業員同士のコミュニケーションの基盤となる他、管理者がさまざまな機能カスタマイズを行うことができるので、企業ポリシーに適合するセキュリティを保ちつつ、業務環境に合わせたフレキシブルな活用ができます。

ビジネスチャットが働き方改革に有効な理由

ここからは、ビジネスチャットが働き方改革の推進において有効な理由を解説します。主となる3つのポイントをまとめました。

①コミュニケーションの速度向上

ビジネスチャットを活用することで、従業員同士のコミュニケーション速度がアップします。そして、コミュニケーション速度の向上に比例して、従業員同士の連携効率も向上し、少ない時間で高い生産性を維持できるようになります。

ビジネスチャットは、従来のメインコミュニケーションツールである「メール」と比較して、手軽に扱えるITツールです。吹き出し形式で前後の会話を確認しながらメッセージのやり取りを行える他、長文も多いメールとは異なり、短い文章でレスポンスを素早く行う文化がビジネスチャットには定着しているので、即時性の高いコミュニケーションが行えます。

また、ビジネスチャットには「お疲れ様です」や「お世話になっております」といったビジネスの枕詞も省略する文化があるので、フォーマルよりもカジュアルな使い方が適しています。そのため、ビジネス感の強い文章を作ることに抵抗やハードルの高さを感じられる方も、ビジネスチャットなら、そこまで気負うことなくコミュニケーションができます。返信が億劫に感じることも少なくなり、気軽にメッセージが送れるようになるので、結果としてコミュニケーションの速度向上が期待できます。

②マルチデバイス対応で使う場所を問わない

ビジネスチャットはマルチデバイス対応のため、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用することができます。また、大半のサービスがアプリ化されており、各端末で使いやすいようにインターフェースが設計されています。

会社ではPC、現場ではスマートフォンやタブレットといったように、使用場面に応じて利用デバイスを変えることが可能です。いろいろな場所から業務を遂行できるようになり、業務効率が改善されます。

例えば、従来のツールがPC専用のもので、業務連絡を送る際は、必ず事務所に戻らなければならないといったケースの場合、ビジネスチャットを活用することで、携行端末から連絡が送れるようになり、「連絡のための移動や帰社」という業務の無駄を削減することができます。

③法人用にカスタマイズされた充実のセキュリティ

どれだけ便利なツールであっても、セキュリティに大きな懸念があるようではビジネスに使うことはできません。その点、ビジネスチャットは、法人が利用することを想定して作られたツールなので、設定次第で高いセキュリティ環境を構築することができます。

具体的には、管理者が企業ポリシーに合わせて機能をカスタマイズすることが可能です。ツールにアクセスできる場所を制限したり、チャットログを閲覧したりすることができ、これらのセキュリティ機能を自社のセキュリティガイドラインと照らし合わせて活用することで、情報セキュリティの強化を実現できます。

働き方改革におすすめなビジネスチャット「WowTalk」

ここからは、働き方改革の実現におすすめなビジネスチャットとして、筆者所属のワウテック株式会社が提供する「WowTalk(ワウトーク)」を紹介します。

WowTalkは、「抜群の使いやすさ」と、「充実した管理機能」が特徴の国産ビジネスチャットです。累計導入数は2021年3月の時点で10,000社を突破。建設業や小売業、サービス業や銀行業など、幅広い業種でご利用いただいています。ここでは、WowTalkのおすすめポイントを3つ紹介します。

おすすめポイント①誰でも簡単に使える

WowTalkは、シンプルなユーザーインターフェースによって、誰でも簡単に使える操作性を有しています。使い方を直感的に理解できるので、導入教育は不要です。ITツールの導入にありがちな、「使用感が複雑で、利用が浸透しなかった」という心配は必要ありません。事実、多くの企業様が、WowTalk導入の決め手として「サービスの使いやすさ」を挙げています。

おすすめポイント②細かな設定ができる管理機能

WowTalkは、管理機能が充実しています。管理者が、全社員分のアカウントを管理でき、IDの発行はもちろん、使用できる機能のカスタマイズやグルーピングも柔軟に設定可能です。また、機能カスタマイズでは、約40種類にも及ぶ機能を、ユーザー単位でカスタマイズできます。あらゆるユースケースに対応できるので、企業ポリシーや業務環境に合わせて、ビジネスチャットを運用していただけます。

おすすめポイント③優れたコストバランス

優れたコストバランスを有していることも、WowTalkの魅力のひとつです。最もリーズブルなプランでは、1IDあたり月額300円からご利用いただくことができます。また、1,000IDを超えるような大規模導入にも対応が可能です。料金プランについて、より詳しく知りたいという方は、WowTalkの料金プランページをご覧いただくか、問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

WowTalkで働き方改革

働き方改革の推進にあたり、ビジネスチャットの導入を検討されている担当者の方は、ぜひWowTalkの利用をご検討ください。抜群の使いやすさと、充実した管理機能によって、コミュニケーション環境の改善・構築をサポートします。WowTalkのより詳しい内容については、無料ダウンロードいただける製品資料にてご紹介しております。この機会に、ぜひお取り寄せください。

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