ビジネスチャットのセキュリティは大丈夫?安全に活用できるツールを紹介

メールよりも手軽に利用できるコミュニケーションツールとして、近年注目を集めている「ビジネスチャット」。吹き出し形式でメッセージの送受信を行うことができ、個人利用向けのチャットサービスに近い使用感を有していることから、ビジネスの場においても、社内コミュニケーションの活性化や、情報共有の速度向上に役立つということで、導入する企業が増加しています。

今回の記事のテーマは、ビジネスチャットの「セキュリティ」です。社内コミュニケーションのインフラとして活用されることも多いビジネスチャットですが、そのセキュリティは安全なのでしょうか。

ビジネスチャットのセキュリティが安心できるものかどうか、セキュリティを保つためにどのような機能を有しているのか、おすすめのサービスは何かなどについて、紹介します。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、個人利用向けのチャットサービスをビジネス用にカスタマイズしたものです。ビジネスチャットと個人利用向けのチャットサービスの大きな違いは、「管理機能」にあります。

個人向けのチャットサービスの場合、アカウントの管理や設定は当人が行うことが一般的です。一方のビジネスチャットは、管理者がアカウントの管理や設定を行います。管理機能を扱える権限が「個人ではなく会社に紐づく」というのが、両者の大きな違いです。

管理者は、アカウントの新規発行や、アカウントごとに使用できる機能の制限、組織階層に合わせたグループ設定などが行えます。管理者が、組織のポリシーに合わせて、ツールの設定やアカウントの管理ができるというのが、ビジネスチャットの特徴です。

ビジネスチャットのセキュリティ

記事の本題であるビジネスチャットのセキュリティについて、触れていきます。まず「管理機能」という側面から見ていきます。ビジネスチャットのセキュリティは、管理機能によって保たれている側面があります。

前段で説明した通り、ビジネスチャットは管理者によってユーザーの利用環境をコントロールすることができます。そのため、管理側の設定次第で、高いセキュリティ環境を構築することが可能です。

ただし、そういった管理機能の柔軟性はツールごとに異なります。管理が煩雑にならないように、あえて管理機能を制限しているツールもあれば、あらゆるセキュリティリスクに対応できるように、管理機能を細かく設定できるツールもあるのです。

一長一短なので、一概にどちらが適しているか決めることは困難ですが、より安全なセキュリティ環境の構築を目指すのであれば、管理側が機能や設定を細かく制御できるツールを選択するのが望ましいといえるでしょう。

メールとの比較

セキュリティの観点から見ると、ビジネスチャットはメールよりも比較的安全性が高いコミュニケーションツールといえます。なぜなら、ビジネスチャットは「コミュニケーションの範囲が限定されたクローズドな環境でやり取りを行うツール」だからです。

メールはアドレスさえわかれば誰とでも繋がることが可能ですが、ビジネスチャットはアカウントが配布されたメンバー同士でしかやり取りができません。そのため、悪意ある第三者が攻撃を仕掛けようと思ったとしても、アカウント情報を把握すること自体が困難なので、攻撃を仕掛けられないというわけです。メールでよくある「標的型攻撃」のリスクが大きく低減します。

また、誤送信のリスクも、メールと比較して小さいといえます。ビジネスチャットとメール、どちらにおいても誤送信のリスクは存在しますが、誰にでも送信できるメールとは違い、ビジネスチャットはメンバー同士でしかやり取りができないので、情報漏えいの範囲が限定されるからです。

クラウドサービスは事業者のセキュリティが重要

ビジネスチャットは、クラウドサービスとして提供されていることが一般的です。クラウドサービスでは、事業者が提供しているシステムをインターネットを介して利用します。自社のサーバーにシステムの利用環境を構築するオンプレミス型と違い、事業者側で用意されたものをインターネットを経由して利用する形式のため、初期費用を抑えられるのが大きなメリットです。

クラウドサービスの場合、ビジネスチャットに登録されたテキストデータやファイルは事業者が管理するサーバーに保管されます。そのため、これらの情報が漏えいする可能性は、事業者側のサーバー管理能力に依存することになります。

クラウド型のビジネスチャットを利用する際は、事業者側のセキュリティ環境が脆弱なものではないかという点が、セキュリティの確保にあたって重要となります。

ビジネスチャットのセキュリティを保つためには

ビジネスチャットのセキュリティを保つためには、どのようにすればよいのか? 前段の内容を踏まえた上で、まとめてみましょう。

結論としては、以下の2点を網羅しているサービスを利用することが、ビジネスチャットを安全に利用するためには重要といえます。

①管理側で機能の制限などを細かく制御できること
②システムを提供する事業者側のセキュリティが強固であること

ビジネスチャットの新規導入やリプレースを検討する際は、これらのポイントに注目してみましょう。そうすることで、セキュリティ性の高い安全なビジネスチャットを利用することができます。

ビジネスチャットの主なセキュリティ機能

ビジネスチャットが備えている主なセキュリティ機能について、紹介します。

IPアドレス制限

端末のIPアドレスを確認し、認められていないIPアドレスからのアクセスを制限する機能です。許可されているIPアドレスのみがシステムにアクセスできるので、「なりすまし」や「監督が行き届かない場所での端末利用による情報漏えい」を防止できます。

端末認証

管理側で認証した端末のみが、システムにアクセスできるように制限をかける機能です。例えば、「社用端末からはアクセスできるが、その他の端末からはアクセスできない」といった設定を実現できます。

端末認証機能は、紛失や盗難といったトラブルのリスクエッジに効果的です。管理側が認証を取り消せるので、第三者に端末を取得されたとしても、認証を取り消すことで情報漏えいを未然に防ぐことができます。

ログ保存

ビジネスチャット上で交わされたやり取りを、記録・保存する機能です。不正アクセスによってデータの漏えいが起きてしまったとき、操作ログを確認できることで、原因究明を迅速に行えます。

また、誤操作で何らかのトラブルが発生した場合も、ログが追えるので、必要な対策を講じやすくなります。さらに、利用者に対してログを保存していることを周知すれば、故意による認可外利用の抑止にも有効です。

通信暗号化

サーバーや端末間における通信内容を暗号化する機能です。仮に、第三者が通信内容を傍受したとしても、データは暗号化されているので、情報漏えいする心配がありません。

高いセキュリティ環境を実現できるビジネスチャット

高いセキュリティ環境を実現できるビジネスチャットツールをお探しの方には、法人向けチャットサービス「WowTalk(ワウトーク)」がおすすめです。WowTalkは、筆者所属のワウテック株式会社が開発・提供しているビジネスチャットです。

管理機能が充実しているため、企業ポリシーに合わせたセキュリティ環境を構築することができる他、事業会社としてのセキュリティ環境も充実しています。ここでは、WowTalkのセキュリティ面における特徴をご紹介します。

基本的なセキュリティ機能を網羅

WowTalkは、ビジネスチャットとしての基本的なセキュリティ機能を網羅しています。「アクセス制限」や「ログ閲覧」といった機能はもちろん、これらのセキュリティに関する機能を、ユーザー単位やグループ単位で細かく設定することができます。これらの機能を組み合わせることで、企業ポリシーに合わせたセキュリティ環境の構築が実現可能です。

特許技術「パーティション機能」

WowTalkは、セキュリティを保つための独自機能として「パーティション機能」を搭載しています(特許技術)。パーティション機能は、メンバー同士のコミュニケーション範囲を、管理者側で調整できる機能です。

例えば、他店舗で働くアルバイト同士が、ツール上で接点を持てないように設定することができます。チャットの制限はもちろん、同部門に所属していないメンバーが投稿した共有(掲示板)の閲覧や、所属部門外のメンバーリストの閲覧なども制限することが可能です。

手厚いサポートサービスの提供

ビジネスチャットの活用において、高いセキュリティ環境を実現するためには、セキュリティポリシーに合わせた管理設定を行うことが重要です。しかし、この設定は複雑化しやすく、管理者だけでは最適な運用方法を導き出せないケースも少なくありません。

WowTalkでは、導入時はもちろん運用時においても、手厚いサポートサービスを提供しています。活用方法のご提案はもちろん、ご要望があれば社内勉強会の開催や定期的な打ち合わせの実施なども無償で対応可能です(※システム連携など一部有償)。こちらのサポートを活用することで、「安心安全なコミュニケーション環境」を実現していただくことができます。

事業者としてのセキュリティ環境も充実

ワウテックでは、ユーザーの皆様が安心してWowTalkをご利用いただけるよう、さまざまな角度から情報セキュリティの強化に取り組んでいます。情報セキュリティマネジメントシステムの国際標準規格「ISO27001」の認証取得や、「情報セキュリティ基本方針」の策定などを行い、大企業や金融機関でもご利用いただけるセキュリティ水準を維持しています。

また、国際的に信頼性と安全性の評価が高いAmazon Web Services(AWS)のデータセンターをインフラとして利用することで、サービスの継続性および安全性を確保しています。※AWSのセキュリティ詳細については、「AWS クラウドセキュリティ」をご参照ください

ビジネスチャットは、あくまでも業務をサポートするためのツールであり、利用すること自体が、利益を生み出したりサービスの提供をダイレクトに支えたりすることはありません。しかし、社内のコミュニケーション環境を整えることを通じて、全体の生産性や組織力の向上に寄与することは可能です。

ただしそのためには、安心して利用できるサービスであることが前提となります。法人向けコミュニケーションツールであるWowTalkは、基本的なセキュリティ機能を網羅し、かつ柔軟な管理設定が行えることで、セキュアなコミュニケーション環境を構築できるビジネスチャットです。

「安心して使えるチャットツールを探している」「管理機能が充実しているビジネスチャットが使いたい」という方は、ぜひWowTalkのご利用をご検討ください。

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